【取引先への連絡文】日程の返事やお願いのメールを、AIに下書きしてもらう頼み方

取引先から「来週のどこかで打ち合わせを」と連絡が来た。返事を書こうとして、最初の一文で手が止まる。

候補の日を並べるだけなのに、失礼がないか、言い方が冷たくないかと考えているうちに、10分たっている。そんな経験はないでしょうか。

Gold Ship株式会社で法人向けの営業代行をしている、久保和佐です。会社の事務は、Claude CodeというAIの道具に毎日手伝ってもらっています。日報や連絡文の下書きも、その一つ。

今回は、取引先への連絡文をAIに下書きしてもらうときの頼み方をまとめました。

■ 「いい感じのメールを書いて」では、足りない

AIに「打ち合わせの返事を書いて」とだけ頼むと、それらしい文は出てきます。ただ、日付が入っていなかったり、こちらの事情と違うことが書いてあったり。

結局、自分で直す時間がかかるもの。

AIは、こちらが伝えていないことは知りません。書く前に、材料を渡すところから始めます。

■ 先に箇条書きにする4つのこと

下書きを頼む前に、次の4つを短く書き出してみてください。

・だれに送るか（取引先の担当の方・初めての相手か、何度もやりとりしている相手か）

・何のための連絡か（日程の返事・お願い・お礼など）

・決まっていること（候補の日時・金額・締め切り）

・言いにくいこと（断り・延期・催促）

文になっていなくて大丈夫。メモの言葉のままで、AIは文に組み立ててくれます。

ここからは架空の例。

「取引先のAさんへ。打ち合わせの日程の返事。候補は11月12日の14時か、13日の10時。オンラインで1時間。資料は前日までに送る」

これだけ渡せば、あいさつから締めまでの下書きが届きます。

■ 言いにくいことほど、AIに最初の形を作ってもらう

手が止まりやすいのは、断りや延期の連絡。

「今回は見送りたい。理由は予算。次の機会があれば声をかけてほしい、と伝えたい。角が立たない言い方で」

こうして、伝えたい気持ちまで書いておくと、言葉選びの土台ができます。

一から書くより、出てきた下書きを直すほうが気持ちの負担は軽い。自分の言葉に置きかえるのは、そのあとで十分です。

■ 自分の言い回しは、毎回伝えなくていい

「です・ます」の固さ、署名の書き方、よく使うあいさつ。毎回同じ説明をするのは手間ですよね。

Claude Codeなら、こうした決まりをファイルに書いておき、毎回読んでもらう使い方ができます。

「署名はこの形」「初めての相手には少していねいに」と一度まとめておくと、次からは用件だけ伝えればよくなります。

■ 送る前に、日付と名前は自分の目で

下書きができたら、そのまま送らずに読み直しを。

特に、日付と曜日、相手の名前、金額。ここはAIの書いたものをうのみにせず、元のメモと見比べてください。

相手とのこれまでのやりとりを知っているのは、ご自身だけ。最後の一行を整えるのは、送る人の仕事です。

まずは、今日返事をする予定の連絡を一つ選んで、4つの箇条書きを作るところから始めてみませんか。

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