【請求書のチェック】届いた請求書をAIと見直すときの頼み方と、最後に人が見るところ

月末、稼働してくれた方から請求書が届く。日数、時間、単価、交通費。一枚ずつ電卓をたたいて、手元の記録と見比べていく。

枚数が増えるほど、見ているつもりで見落としていないか、気になってくるもの。

私はGold Ship株式会社で法人向けの営業代行をしている、久保和佐です。会社の事務は、Claude CodeというAIの道具に毎日手伝ってもらっています。その一つが、稼働者さんから届く請求書のチェック。

今回は、請求書の確認をAIに手伝ってもらうときに、先に用意しておきたいことと頼み方をまとめました。

■ 見比べる「正しい側」の記録を用意する

請求書だけをAIに渡しても、合っているかどうかは決められません。比べる相手がないからです。

手元にある、働いた日や時間の記録。決めてある単価。交通費などの決まり。これらが比べるときの「正しい側」になります。

ここからは、実際の会社とは関係のない架空の例です。

・Aさんの請求書：10月の稼働12日・1日6時間

・手元の記録：10月の稼働11日

・単価：契約で決めた1時間あたりの金額

こうして並べるだけでも、確かめたいのは日数の1日の違いだと見えてくるでしょう。

■ 何を確かめてほしいかを、言葉にして頼む

「この請求書をチェックして」だけだと、どこを見るかはAIまかせ。見てほしい点を並べて伝えます。

例えば、こんなお願いです。

「この請求書と稼働の記録を見比べて、日数・時間・単価・合計金額が合っているか確認してください。合わないところは、請求書の数字と記録の数字を並べて一覧にしてください。どちらが正しいかは決めずに残してください」

大事なのは最後の一文。違いを見つけるところまでを頼み、どちらに合わせるかは人が決めます。

■ 合計は、計算し直してもらう

請求書に書いてある合計を、そのまま正しいものとして扱わない。日数と単価から計算し直してもらうと安心です。

「合計を、稼働の記録と単価から計算し直して、請求書の合計と比べてください」と添えておけば、足し算の間違いや端数の扱いの違いにも気づきやすい。

税金の計算のように決まりが関わるところは、AIの答えをそのまま使わず、いつもの手順や税理士さんに確かめてください。

■ 違いが見つかったら、相手に確かめる

一覧に違いが出てきても、請求書のほうが間違いとは限りません。手元の記録に抜けがあることもあるでしょう。

確かめたいことを短くまとめて、相手に聞く。その連絡文の下書きも、AIに頼めます。

「次の点を確認したいので、やわらかい言い方で連絡文の下書きを作ってください」

送る前には、自分の言葉で読み直しを。相手とのこれまでのやりとりを知っているのは、ご自身ですから。

■ 支払いの前に見るのは、人の目

AIの一覧で「すべて一致」と出ても、支払う前に、合計金額と振込先はご自身の目で確かめましょう。

毎月の請求書は、確認のしかたが決まると、次の月からは同じお願いをくり返せます。まずは今月届いた1枚と手元の記録を並べて、確かめたい項目を書き出すところから始めてみませんか。

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