キャンセル料対応、担当交代で迷わない引き継ぎメモ3項目

休業日やシフト交代のあと、担当者が変わったとき。「前回いつ連絡した？」「相手の返事は？」「次は誰が何をする？」がすぐ分からず、メールや予約記録を探し直すことはありませんか。

状況が共有されないままだと、連絡の重複や次の確認の遅れにつながることがあります。予約内容を一から書き写すのではなく、次の担当者が動くための要点だけを渡せる形にしておきましょう。

引き継ぎで伝えたいのは、次の3項目です。

1. 今どの段階か

「キャンセルを確認した」「請求を案内した」「返答待ち」「入金状況を確認中」など、現時点で確認できている状態を短く書きます。

判断が済んでいない内容は、確定した事実と混ぜず「未確認」「施設内で確認中」と分けてください。請求の可否や金額の判断まで、引き継ぎメモだけで決まるわけではありません。

2. 最後にいつ、何をやり取りしたか

連絡した日と方法、伝えた要点、相手からの返答を簡潔に残します。「連絡済み」だけでは、次の担当者が同じ内容を繰り返す可能性があります。

予約の詳細や過去の記録を全部コピーする必要はありません。施設内で元の予約記録や連絡履歴を見つけられる場所・番号も添え、必要な人が確認できるようにします。

3. 次にすること、担当者、予定日

「何を確認するか」「誰が行うか」「いつ確認するか」を一組にして書きます。相手の返答待ちなら、何の返答を待っているかも明記します。

担当や予定日が決まっていない場合は、決まったように書かず「未決定」と残します。あいまいなままにせず、誰が担当を決めるかを共有しておくと、次の動きを相談しやすくなります。

記入例（架空）

前日17時にメールを送信。翌日9時時点で返信未確認。次は担当Bが15時に受信履歴を確認する。送信したメールは、予約番号にひも付いた連絡履歴から確認する。

そのまま使える引き継ぎメモ

予約を特定する番号・記録場所：

現在の状況（確認済みの事実）：

未確認・施設内で確認中のこと：

最後の連絡日・方法・要点：

相手からの返答・入金状況：

次にすること：

担当者：

次の確認予定日：

個人情報を含む詳細は、施設内のルールに沿った記録場所で確認し、引き継ぎメモへ必要以上に写さないようにしましょう。

このメモは、担当交代時に次の作業を共有するための型です。キャンセル料を請求できるか、金額が妥当かを判断するものではありません。

実際に未払いへの対応が始まると、「最初の連絡をどうするか」「返答がないとき、反論があったとき次にどう進めるか」で迷うことがあります。宿泊施設向けの完成済みPDF教材では、初回請求から再連絡、相手から反論があった場合などの対応の流れを確認できます。個別案件の判断を依頼するサービスではありませんが、対応の順番を見直したいときの参考資料としてご覧ください。

個別案件の法律相談・法的判断・書面作成代行や回収の保証は含まれていません。実際の対応では、ご自身の施設の予約条件やキャンセルポリシーをご確認ください。

宿向け｜未払いキャンセル料の回収手順をお伝えします：

https://coconala.com/services/4370747