キャンセル料の一部入金、どの予約分？残額案内前に確認する4項目

キャンセル料の一部らしい入金があった。でも、振込名義が予約者と違う、金額が複数の予約と似ているなど、どの予約に対する入金かすぐ分からないことがあります。

ここで金額の近い予約にそのまま当てはめてしまうと、記録の修正や説明のやり直しにつながるかもしれません。残額を案内する前に、入金記録と予約情報を順に照合しましょう。

1. 入金記録に何が表示されているか

施設の入金確認記録で、入金日、金額、振込名義、振込時のメモなど、確認できる項目を見ます。画面に表示されていない情報を推測で補わず、分からない項目は「未確認」とします。

2. どの予約と結びつくか

予約番号、宿泊日、予約サイト、予約者名など、施設内で照合に使える情報を確認します。同じ金額のキャンセル料や、同じ時期の複数予約がある場合は、金額だけで決めず、複数の情報を照らし合わせます。

3. 入金と、記録上の金額がどう対応するか

施設側で確認しているキャンセル料の金額、すでに案内した金額、今回の入金額を分けて記録します。入金の扱いや残額を確認する前に、計算した金額をそのまま「今回の請求額」として伝えないようにします。

4. これまでのやり取りに何が残っているか

相手から「いつ、いくら振り込む」と連絡があったか、支払い後にどの予約の入金か知らせる話があったかなど、確認できるやり取りを見直します。担当者の記憶だけに頼らず、確認できた内容と未確認の内容を分けておきます。

確認例（架空）

振込名義が予約者と異なり、金額だけではどの予約か分からない場合、金額の近い予約にすぐ反映せず、予約番号や宿泊日など施設内で照合できる情報を確認します。特定できなければ、相手に確認してから記録を更新します。

相手から振込をした連絡があり、予約の照合先が分かっている場合の連絡文例（架空）

「お知らせいただいたお振込みについて、予約情報との照合のため、予約番号または宿泊日をお知らせいただけますでしょうか。確認後、記録を整理して改めてご連絡いたします。」

確認メモ

入金日・確認日：

入金額：

振込名義・振込メモ：

照合した予約番号・宿泊日：

確認できた入金の対象：

施設内で確認したキャンセル料・案内額：

今回の入金の扱い・確認状況：

未確認の点：

次に確認すること・担当者：

お客様の個人情報を含む記録は、施設内のルールに沿った保管場所と共有範囲で扱い、照合に必要な範囲にとどめましょう。

入金と予約を照合した後も、「次にどんな連絡をするか」「返答がないときどう進めるか」で迷うことがあります。宿泊施設向けの完成済みPDF教材では、未払いキャンセル料への初回請求、再連絡、相手から反論があった場合など、対応の流れを確認できます。個別の入金や案件を判断するサービスではありませんが、対応の順番を見直したいときの参考資料としてご覧ください。

個別案件の法律相談・法的判断・書面作成代行や回収の保証は含まれていません。実際の対応では、ご自身の施設の予約条件やキャンセルポリシーをご確認ください。

宿向け｜未払いキャンセル料の回収手順をお伝えします：

https://coconala.com/services/4370747