予約の一部だけキャンセルされたら？請求額の連絡前に確認する3項目

複数人や複数室の予約で、一部だけキャンセルされた。急いで請求額を出そうとして、予約全体の金額をそのまま計算に使っていないでしょうか。

対象にする人数・部屋・宿泊日と、予約全体の金額を取り違えると、計算をやり直したり、説明に手間がかかったりすることがあります。連絡文を作る前に、まず「どの予約の、どの部分を、どの条件で計算するか」を分けて確認しましょう。

1. 取消の対象はどこか

予約全体なのか、一部の人数・部屋・宿泊日なのかを確認します。グループ予約なら、変更後に残る人数や部屋も照合して、キャンセルになった対象を特定します。

2. 計算の基礎にする金額はどれか

予約全体の合計だけを見ず、対象となるプランや部屋、人数などの内訳を確認します。食事や追加料金などが含まれている場合も、何を計算に使うかは予約内容と、その予約に適用される条件を確認して整理します。

3. どの条件と計算方法を使ったか

対象の予約に適用するキャンセル条件、取消の日時、率や定額、人数・部屋・泊数のどれを単位にするかを確認します。条件の表示場所も記録しておけば、あとから計算を見直すときに探し直す手間を減らせます。

計算例（架空）

ある予約のうち、キャンセル対象となった部屋の宿泊料金が20,000円で、その予約に適用する条件が「対象料金の50％」だったと仮定します。

20,000円 × 50％ ＝ 10,000円

これは計算方法を示すための架空例です。50％や対象料金は一律の基準ではありません。実際には、その予約内容と適用する条件を確認してください。

連絡前の確認メモ

予約全体の金額：

取消対象（人数・部屋・宿泊日）：

計算の基礎にした金額：

確認した条件と表示場所：

取消日時：

計算方法：

計算結果：

入金済み額・反映方法の確認状況：

今回連絡する金額：

未確認の点：

条件や内訳を確認できないところは、推測で埋めず「未確認」として残します。計算を分けて整理することは、請求できるかどうかや金額の妥当性を決めることとは別です。判断に迷う場合は、予約サイトの案内や専門家への確認も検討してください。

すでに一部入金や予約金がある場合は、入金の事実・金額と、今回連絡する金額への反映方法も分けて確認します。計算したキャンセル料と、今回案内する金額を同じものと思い込まず、入金状況を確認してから整理しましょう。

金額を整理した後も、「支払いがないとき何から進めるか」「返答があったらどう対応するか」で迷うことがあります。宿泊施設向けの完成済みPDF教材では、未払いキャンセル料への初回請求、再連絡、相手から反論があった場合など、対応の流れを確認できます。個別案件の判断を依頼するものではありませんが、次の手順を一から考える負担を減らすための参考資料としてご覧ください。

個別案件の法律相談・法的判断・書面作成代行や回収の保証は含まれていません。実際の対応では、ご自身の施設の予約条件やキャンセルポリシーをご確認ください。

宿向け｜未払いキャンセル料の回収手順をお伝えします：

https://coconala.com/services/4370747