複数店舗を統括する立場で、もう20年以上、現場の人と1on1や面談を続けてきました。
そのなかで、ここ数年で一番効いたAIの使い方を1つだけ書きます。1on1の質問設計です。
「特に問題ないです」が3ヶ月続いた
ある部下との1on1が、ずっと止まっていた時期があります。
私「最近どう？」 部下「特に問題ないです」 私「困ってることない？」 部下「いつも通りです」 私「やりたいことは？」 部下「特に……」
15分くらいで会話が終わる。これが3ヶ月続きました。
毎月同じ質問しかできていない自分も悪い、というのは分かっていました。でも、新しい切り口を考える時間も気力も、その時の自分にはなかった。
ChatGPTに質問を作ってもらった
ある日、ChatGPTに対象部下の最近の業務状況を箇条書きで投入して、「本音を引き出す質問を5つ」と頼んでみました。
出てきた質問のうちの1つが、これでした。
「最近の業務で、一番ストレスを感じる瞬間はいつですか？」
自分では使わなかった切り口でした。「困ってることない？」とは違う。「いつどんな瞬間か」という時間と場面を聞いている。
翌週の1on1で、その質問を使ってみました。
すると、部下が15分止まらずに話し続けたんです。
最後に「自分でも初めて言葉にできた」と言いました。
私のほうも、初めて聞く話が3つくらい混ざっていました。
なぜ質問が変わると会話が変わるのか
これは20年やってきての私の解釈ですが、人は「何を聞かれているか」によって、頭の中で取りに行く引き出しが変わります。
「困ってる？」と聞かれると、「困ってるかどうか」のYes/Noで頭が動く。多くの部下は「困ってない」と即答するように訓練されています。それで会話が終わる。
「一番ストレスを感じる瞬間は？」と聞かれると、「具体的な場面」を思い出そうとする。場面が浮かぶと、感情が出てくる。感情が出てくると、本人が「これだ」と気づく。
質問の切り口を変える、というのはこういうことだったのか、と後から思いました。
使ったプロンプトを全部出します
ここまで読んでくれた方向けに、私が使っているプロンプトをそのまま貼ります。{ } の部分を、自分の部下の状況に置き換えて使ってください。
以下は私の部下の最近の業務状況です。
本人が「特に問題ない」しか言わない傾向があります。
本音を引き出すための質問を5つ提案してください。
部下の業務状況:
- {業務内容を3-5行で}
- {最近の変化があれば書く}
- {本人の発言で気になったものがあれば書く}
質問の形式: 直接的な質問、選好を聞く質問、時系列を聞く質問を
最低1つずつ含めてください。
ポイントは「最低1つずつ含めてください」の指定です。
これがないと、AIは似たような切り口の質問ばかり出してきます。
直接的な質問 = 「最近ストレスを感じる瞬間は？」
選好を聞く質問 = 「もし担当業務を1つだけ手放せるなら、何を選びますか？」
時系列を聞く質問 = 「3ヶ月前の自分と今で、変わったと感じる部分は？」
3つの切り口を混ぜると、部下の頭の中の引き出しが3種類開きます。
注意点が3つ
このプロンプトをそのまま試す前に、3つだけ。
1. AIの質問を、そのまま自分の言葉だと思って使わない
出てきた質問は「言い方」が少し硬かったり、現場の空気と合わなかったりします。自分の語彙に直してから使ってください。部下にAIの言い回しを察知されると、「本気で聞いてないな」と思われます。
2. 個人情報・社内未公開の人事情報は入れない
無料版のAIに「部下の名前」「具体的な評価点数」「離職検討中であること」などを入れるのは避けたほうがいいです。「Aさん（30代男性、入社5年目、最近遅刻が増えた）」のように、特定不能な情報だけに置き換えてください。
3. 「質問が変わるだけで関係が変わる」とは思わない
私の場合、3ヶ月かけて関係を悪化させていなかったから、質問が変わった時に部下が話してくれたのだと思います。質問だけが効いたわけではなく、そこに至るまでの関係性が下地にありました。新しく入った部下や、対立中の部下には、これだけでは効きません。
それでも、たった1つの質問で変わる場面はある
私の場合は、それでも「質問の切り口を変える」だけで、3ヶ月止まっていた会話が動きました。
20年やってきての実感として、こういう「自分では思いつかなかった切り口」を出してくれる相棒として、AIは便利です。
毎週の1on1の前に、5分だけAIに「今の状況で聞くべき質問を5つ」と頼む習慣をつけると、面談の質が変わると思います。
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