はじめまして。「ことばとコード」の山口です。
Gmailに届いたメールを自動で
・分類(見積り依頼/予約/問い合わせ/大事なお知らせ/お知らせ・広告/営業・広告/その他)
・重要度づけ(すぐ対応/あとで/対応不要)
・Googleスプレッドシートに1行ずつ記録
する仕組みを、あなたのGoogleアカウントの中に作ります。
■ 基本の仕組みは月額0円
Googleの標準機能(Apps Script)の無料の範囲で動きます。基本のままなら、メールをGoogleの外に送りません。AIオプションを付けた場合だけ、AIの利用料が別にかかります。
■ こんな方に
・問い合わせメールを目で仕分けるのに時間がかかっている
・見積りや予約のメールを、広告に埋もれさせたくない
・スタッフと対応状況を共有したい(一覧に「対応状況」の欄があります)
■ 分け方
1. 「見積」「予約」など、あなたが決めた言葉で分けます(件名と本文の書き出し、または差出人を見ます)。言葉は表で、あとから自分で変えられます
2. 言葉で決まらないメールは、Gmailが付けている分類(プロモーションなど)を見て「対応不要」にします
3. それでも決まらないメールは「その他/あとで」として一覧に載せます
10分おきに自動で動き、1回に最大30通を記録します。記録したメールを含むやり取りには、Gmailで「仕分け済」のラベルが付きます。
■ 正直に書いておきます
・決まった言葉が入っていない予約(例「来週土曜に10人で伺いたい」)は「その他」になります
・Gmailの分類で「プロモーション」などに入った大事なメールが「対応不要」になることがあります
そのため、実際に届くメールで試運転し、言葉を調整してから納品します。納品後も、ときどき一覧を確かめてください。
■ AIで分けるオプション(+5,000円)
言葉でもGmailの分類でも決まらないメールだけを、AI(OpenAI)で分類・要約します。AIの利用料はお客様のOpenAIアカウントでのお支払いで、制作費とは別です。送る内容や上限は「よくある質問」に書きました。
■ 基本料金(10,000円)に含むもの
・仕組み一式と、お店に合わせた言葉の初期設定
・試運転(7日間)と言葉の調整1回
・使い方のまとめ(止まっていないかの見方を含む)
■ 進め方
1. ヒアリング
2. 設置(プログラムをトークルームでファイルとしてお渡しします。Googleの新しいプロジェクト(Apps Script)に貼っていただく手順を、1つずつご案内します。共有リンクは使わず、パスワードもお預かりしません)
3. 試運転と調整
4. 納品
■ ご注意
・設置では、プログラムを貼る/「setup」を1回動かす/Googleの「許可」を押す、の3つをご自身でしていただきます。「Googleで確認されていません」と出ることがありますが、ご自分のアカウントに作った仕組みのためです
・無料のGoogleアカウントは、自動で動く時間に1日合計90分の上限があります。ご購入前に、1日に届く件数を伺って確かめます
・やり取りはすべてココナラのトークルーム内で行います。試運転の結果は、一覧を書き出したファイルか画面の写しで送っていただきます(お名前・連絡先は伏せてください)
ご購入の前に、見積り相談から次の4つをお知らせください。
1. 仕分けたいメールの種類(例:お店への問い合わせ、予約、見積り依頼)
2. 1日に届くおおよその件数
3. どう分けたいか(例:「すぐ対応」「あとで」「対応不要」の3つ)
4. AIオプションを付けたいか(迷っている場合は「相談したい」で大丈夫です)
お使いのGoogleアカウント(Gmail)が、会社やお店で管理されているもの(Google Workspace)かどうかも、分かれば教えてください。