「案件の期限管理が担当者任せになっている」
「気づいたら期限が近づいていた」
「毎回一覧を開いて確認するのが手間」
そんな業務を、Googleスプレッドシートと自動通知の仕組みで整理します。
案件名・相手先・ステータス・期限・次の対応などを一覧で管理し、期限が近い案件や期限を過ぎた案件を自動で抽出。対象がある場合にメールで通知する仕組みを、お客様の業務に合わせて作成します。
【基本サービスに含まれるもの】
・現在の案件管理方法やお困りごとの確認
・管理する項目の整理
・Googleスプレッドシートの作成・調整
・期限が近い案件/期限超過案件の自動判定
・GAS(Google Apps Script)によるメール通知
・動作確認
・簡単な使い方のご案内
単に自動化するだけではなく、「どこを仕組みに任せ、どこを人が確認するか」も含めて整理します。
現在Excelやスプレッドシートで管理している場合も、まず今の運用をお聞きしたうえで、できるだけ無理なく使い続けられる形をご提案します。
【こんな方におすすめです】
・複数の案件や依頼を並行して管理している
・期限や対応漏れを減らしたい
・担当者の記憶や目視確認に頼っている
・スプレッドシートは使っているが、もっと楽に管理したい
・何を自動化すればよいか分からない
※内容によっては基本料金内で対応できない場合があります。現在の管理方法やご希望を確認したうえで、対応範囲をご案内します。
※Google Workspaceの利用環境や権限設定等により、実現方法が異なる場合があります。
※外部での連絡は行わず、やり取りはココナラ内で行います。
購入前に、現在の案件管理方法とご希望の内容を確認させてください。
【最初に教えていただきたいこと】
・現在どのように案件を管理しているか
・管理したい項目(案件名、相手先、期限、ステータスなど)
・どのタイミングで通知したいか
・通知を受け取りたいGoogleアカウント
・現在使用している管理表がある場合は、その内容が分かる資料やサンプル
実際の業務内容を確認したうえで、基本サービス内で対応可能かをご案内します。
基本サービスでは、Googleスプレッドシートを使った案件管理表と、期限が近い案件・期限超過案件を判定して通知する仕組みを想定しています。
複雑な条件分岐、複数ファイル・複数システムとの連携、外部サービスとのAPI連携、大幅な追加機能などは、内容を確認したうえで別途ご相談となる場合があります。
個人情報や機密情報を含む場合は、可能な範囲で伏せたサンプルデータをご用意ください。
作成後はサンプルデータで動作確認を行います。実際の運用環境によっては、お客様側でGoogleアカウントの権限許可などの操作をお願いする場合があります。
ご不明な点や「そもそも何を自動化すればよいか分からない」という場合も、購入前にご相談ください。