毎月同じ明細を開いて、請求書に転記して、合計を確かめて、PDFにして保存する。
その繰り返しを、フォルダに入れて「ダブルクリック1回」に変えます。
■こんな作業が対象です
・Excel/CSVの明細から、請求書・納品書・領収書をPDFで作る
・取引先ごとに1ファイルずつ分けて、決まった名前で保存する
・複数のCSVをまとめて、月次の集計表にする
目安は「入力1種類→出力1種類」の、1つの流れです。
■ほかと違うところ:合計が合わない請求書を作りません
速いだけの自動化は、間違った明細もそのまま速くPDFにします。
このツールは、おかしいと分かったら出力せずに止まります。
・明細の合計と請求書の合計が一致しなければ止まります
・消費税の端数が、指定した丸め方と違えば止まります
・同じ取引先の明細が二重に入っていたら止まります
・前の月のデータが混ざっていたら止まります
・単価や日付が読めない行は、ファイル名と行番号を示して止まります
止まったときは、原因と「次にすること」を日本語で表示します。
端数は指定どおりに計算します。たとえば税が7,694.5円になる明細では、
四捨五入なら7,695円、切り捨て指定なら7,694円。どちらで出すかを先に決めます。
■請求データを外に出しません
お使いのPCの中だけで処理します。ネット接続もアップロードも不要です。
元の明細は読むだけで、変更しません。
■お渡しするもの
①ツール一式(ダブルクリックで動く形)②使い方の手順書
③動作確認結果の報告書
全行が請求書に入っているか、件数と金額が一致するか、
端数が指定どおりかを、実際に動かして確かめた記録です。
■進め方
いまの手作業を1〜3行でお送りください(ご相談は無料です)。
対象になるか、何をお渡しできるかをお返しします。対象外なら理由と代替案を正直にお伝えします。
範囲と金額を決めてから着手します。後から金額が増えることはありません。
やり取りはすべてテキストで完結します(通話は行いません)。
■対象外
毎回人の判断が大きく変わる作業/会計ソフトへの直接の書き込み/
Webサービスとの常時連携/macOS・スマートフォン
ご購入の前に、次の2点をご確認ください。
1. Windows のパソコンをお使いであること
(macOS・スマートフォンには対応していません)
2. 社内規定で「ZIPファイルの持ち込み」や「バッチファイルの実行」が
制限されていないこと
ご不明な場合は、ご購入前にお問い合わせください。確認方法をご案内します。
サンプルをお送りいただく際は、取引先名・金額などを別の文字に置き換えて
ください。列の構成さえ同じであれば、中身はダミーで問題ありません。
お預かりしたデータは納品後に削除します。