請求書PDFの並べ替え、毎月手作業でやっていませんか

結論から言うと、請求書PDFの並べ替えで時間がかかるのは、並べ替える操作そのものよりも「名簿の順番どおりになっているか」を1ページずつ確認する作業です。

月末になると、取引先や利用者の請求書が1つのPDFにまとまって届きます。それを名簿の順番に並べ直して、印刷したり、保管したり、関係者に渡したりする。ページ数が少ないうちは手作業でも回りますが、数十人分・数百ページになってくると、並べ替えと確認だけで何時間もかかります。順番を1つ間違えると、あとで探すときにも困ります。

この作業を短くできるかどうかは、次の2つで決まります。

1つ目は、並べる順番のもとになる名簿（Excelの一覧表）があるかどうかです。順番がExcelで管理できていれば、その順番をそのまま使えます。

2つ目は、PDFに文字情報が入っているかどうかです。パソコンで作られたPDFなら、氏名や取引先名を読み取って並べ替えられます。逆に、紙をスキャンしただけの画像PDFは読み取れないので、手作業が残ります。

手作業で工夫するとしたら、PDFを1人分ずつに分割して、ファイル名の先頭に番号を付ける方法があります。ただ、人数が増えるほど分割と番号付け自体が手間になるので、毎月くり返し発生するなら、自動化を考えた方が早い段階があります。

私はこの並べ替えを、Excel名簿の順に自動で行うツールを作り、ココナラで「お使いの名簿・請求書の形式に合わせて調整して納品する」サービスを始めました。読み取れなかったページは勝手に並べず、「要確認」として分かるようにしています。

対応できるかどうかは、購入前にサンプルで確認できます。毎月の並べ替えに時間がかかっている方は、まず相談だけでもどうぞ。

▼ 請求書PDFをExcel名簿の順に並べ替えます

https://coconala.com/services/4492120