入金の消し込みが合わない時の整理方法

請求の金額と入金の金額が同じなら、見比べる作業は比較的進めやすくなります。ところが、一つの請求への入金が分かれていたり、複数の請求分がまとめて入っていたりすると、金額だけでは決められません。私は支払いまわりの事務で、候補を見つけた後の確認に手間がかかると感じてきました。

消し込みを進める時は、無理にすべてを一致させるより、「対応が確かめられた行」と「確認が必要な行」を分けると整理しやすくなります。判断の理由が残れば、翌月に同じ所を調べ直す手間も減らせます。

■ 名義と請求番号をそろえる

請求一覧には請求番号、取引先の識別番号、請求額、期日を用意します。入金の一覧には明細の識別番号、日付、名義、金額を残します。確認用の見本はすべて架空の値にして、元の二つの一覧は変更せず保存します。

名義に全角・半角や空白の違いがある場合は、比較用の列で表記をそろえます。ただ、略称が似ているという理由だけで、別の取引先まで一つにまとめないことが大切です。カナの名義と取引先名の対応も、確認済みの対応表へ残します。

金額だけで結び付けると、同額の別請求へ入金を当ててしまう可能性があります。名義、請求番号の情報、日付、残額を合わせて見ます。元の名義も残しておけば、表記をそろえた結果に疑問がある時に戻れます。

■ 分割と合算を数字で確かめる

分割の架空例として、請求額30,000円に対して10,000円と20,000円の入金がある場合を考えます。同じ請求に対応すると確認できれば、入金の合計は30,000円、残額は0円です。最初の10,000円だけで消し込みを完了せず、残額20,000円を残します。

合算なら、12,000円と18,000円の請求に対して30,000円の入金がある例です。二つの請求へ割り当てた金額の合計が30,000円になるか、一つの入金を別の請求にも重ねて使っていないかを確認します。

作業の順番は、次の形にすると追いやすくなります。

1. 名義の対応が確認できた未処理の請求を並べる。

2. 入金を日付順に並べ、対応する請求の候補を探す。

3. 割り当てた金額を請求番号ごとに記録する。

4. 請求残額と、まだ割り当てていない入金額を計算する。

同じ合計になる組み合わせが複数ある時は、合計が一致しただけで決めません。例えば10,000円と20,000円の組と、12,000円と18,000円の組は、どちらも30,000円です。明細などで確かめるまで、候補を確認表へ残します。

■ 差額を理由の分かる確認表にする

請求額10,000円に対して入金額が9,670円なら、差額は330円です。この数字だけで手数料と確定することはできません。手数料の可能性、入金の不足、別の調整など、確認が必要な理由を付けて残します。

差額を一定の範囲で候補として拾う仕組みでも、許容する金額と根拠を先に決めます。範囲内だからすべて完了扱いにすると、本来の不足を見落とす原因になります。期日を過ぎて残額のある請求は、通常の確認表とは分けて見ると探しやすくなります。

同日・同名義・同額の入金も、重複の可能性を確認します。二行あるから二回入金されたと考えず、元の明細へ戻ります。入金額が請求額を超える場合も、勝手に別の請求へ回さず、未割当の金額として残してください。

最後は、消し込みに使った入金額と未割当額を足し、元の入金合計と比べます。私は一覧の確認では、処理済みの印だけでなく、どの請求にいくら使ったかが追える形を大切にしています。

■ 自動にしたい方へ

請求一覧と入金明細を照合し、残額や要確認の候補が分かる表をお作りします。分割・合算・差額の扱いは、架空の見本を使って事前に確認できます。

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