経費の月次帳票で合計がずれる時の確認順

経費一覧から申請者ごとの明細を切り出し、科目別に足して帳票へ写す。作業自体は難しくなくても、途中で金額の訂正が入ると、どの帳票を直したか分からなくなりがちです。私はバックオフィスで経費を扱っていますが、一覧と帳票の両方を手で直す作業は、確認する場所が増えると感じています。

合計がずれた時は、帳票の数字を合わせる前に、対象の行が正しく選ばれているかを見ます。元の一覧を基準にして、月、申請者、科目、金額の順にたどると原因を探しやすくなります。

■ 対象月と申請者の区切りをそろえる

最初に、集計に使う日付の列を決めます。利用日と申請日が両方ある場合、どちらを使うかで対象月が変わります。今月だけ別の列で抽出すると、前月分が混ざったり、必要な明細が抜けたりするため、帳票の条件として残しておきます。

日付が文字として入力されている行も確認します。見た目が同じ日付でも、計算用の表が同じように扱えるとは限りません。月初、月末、翌月初日の架空の三行を用意し、対象月へ入る行と入らない行を確かめると、境目の誤りが分かります。

申請者は表示名だけで分けず、識別番号を使うと整理しやすくなります。同じ人の表記に空白があると、別の申請者として分かれる原因になります。確認用には「申請者A」などの架空名を使い、番号と名前の対応表をそろえてから帳票を作ります。

■ 明細の件数と金額を先に確かめる

合計の前に、元の一覧から抽出した明細を見ます。例えば次の順で確認します。

1. 対象月の行を取り出し、明細の件数を控える。

2. 申請者別に分け、各帳票の明細件数を足す。

3. 金額欄の空欄や、数値として扱えない値を探す。

4. 元の一覧の合計と、申請者別の合計を比べる。

金額欄に「円」の文字を含む値があると、数値だけの行と扱いが違う場合があります。表示のために付けた単位なのか、セルの中身に入っている文字なのかを確認してください。空欄を自動的に0円として処理するより、未入力として確認表へ出す方が、記入漏れを見つけやすくなります。

同じ明細を二度取り込んでいないかも見ます。ただし、同日・同額の明細があるだけで重複と決めつけず、申請番号や元の記録に戻って確かめます。似た明細をまとめて削除すると、正しい経費まで消してしまうことがあります。

■ 科目別合計と総額を別々に検算する

架空例として、申請者Aの明細が交通費1,200円、交通費800円、消耗品費500円なら、交通費は2,000円、消耗品費は500円、総額は2,500円です。明細を直接足した2,500円と、科目別合計を足した2,500円が一致するかを確認します。

科目名の前後の空白や表記の違いにも注意します。「交通費」と末尾に空白のある「交通費」が別の区分になっていると、一部の合計だけを見て不足と感じることがあります。すでに確認された科目の対応表で表記をそろえます。科目を何にするかの判断は、集計の作業とは分けて確認します。

式を前月からコピーした場合は、集計範囲の最後の行まで見ます。明細が増えたのに範囲が前月のままだと、最後の数行だけが合計から抜けます。総額が近い数字になるため、件数の確認も役に立ちます。

修正は元の一覧へ戻って行い、明細と科目別合計をまとめて作り直します。私は経費の確認では、帳票の見栄えより先に、元の件数と金額がつながっているかを見るようにしています。出力した帳票へ直接追記する場合も、再作成で消える部分がないかを確かめておきます。

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