取引先への「値上げ」「納期の遅れ」の連絡、最初の一文の型

取引先に「値上げ」や「納期の遅れ」を伝えるメールは、書き出しで手が止まりがちです。前置きを重ねるうちに、何の連絡なのかが3段落目まで出てこない。読む側は、そこまで身構えたまま読むことになります。ここでは、最初の一文と、その後に続ける順番を4つに分けて紹介します。

■ 1. 最初の一文で「何の連絡か」を言い切る

あいさつのすぐ後に、用件の名前を出します。たとえば（架空の例です）「〇月ご納品分の納期について、お詫びとご相談のご連絡です。」「〇月ご注文分からの価格改定について、ご案内いたします。」のような形です。件名にも同じ言葉を入れておくと、相手は開く前に用件が分かります。経緯は、その後に置きます。

■ 2. 「いつから・いくら」「いつまで」を2文目までに

値上げなら、対象と時期と新しい金額。納期の遅れなら、元の予定日と新しい見込み日。相手がまず知りたいのは、自分の仕事にどう響くかです。数字が後半に埋もれていると、何度も読み返すことになります。見込み日がまだ決められないときは「〇日までに改めてお知らせします」と、次の連絡の日を書きます。

■ 3. お詫びと理由は、短く1回ずつ

お詫びを何度も重ねると、かえって事態が重く見えます。お詫びは1回、理由は事実を1〜2文で。「諸般の事情により」だけでは、相手が社内で説明しにくくなります。言える範囲で、原材料費の上昇や部品の入荷の遅れなど、具体的に書きます。

■ 4. 最後は「相手が次に何をすればよいか」で終える

「ご不明な点があればお知らせください」だけで終えると、相手は何を判断すればよいのか迷います。（架空の例です）「変更後の日程でよろしいか、〇日までにご返信いただけますと幸いです」のように、返事の中身と期限を書いておくと、やり取りが少ない往復で済みやすくなります。

言いにくい連絡ほど、前置きで和らげたくなります。ただ、受け取る側にとっては「用件→数字→理由とお詫び→お願い」の順で早く要点が分かるほうが、受け止めやすいことが多いです。

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