転記作業、マクロを組む前に関数で済むかもしれない3つのケース

「毎日の転記を自動化したい」というとき、最初に思い浮かぶのはマクロ（VBA）やGASかもしれません。ただ、作業によっては関数だけで済み、仕組みを作る費用も、壊れたときに直す手間もかからないことがあります。

■ 1. 別の表から、同じIDの行を探して書き写している

商品コードや社員番号で別シートを探して、価格や名前を書き写す作業です。これは XLOOKUP（古い版なら VLOOKUP か INDEX と MATCH の組み合わせ）で済みます。見つからないときに「#N/A」が出るのは、全角と半角の違いや、前後に空白が入っていることが原因の場合が多いです。

■ 2. 条件に合う行だけを数えたり、合計したりしている

「担当者ごとの件数」「今月分の売上合計」を、フィルタをかけて目で数えているなら、COUNTIFS と SUMIFS で置き換えられます。条件を変えれば数字も自動で変わります。

■ 3. 毎回同じ形に整えてから貼っている

日付の形をそろえる、氏名の姓と名を分ける、余分な空白を消す、といった整形です。TEXT、TRIM、LEFT や FIND などの関数で、元のデータを残したまま隣の列に整えた形を作れます。

■ 関数で済まないのは、どんなときか

ファイルを開く、メールを送る、別のアプリに入力する、といった「Excelの外に出る」作業は、関数ではできません。ここからがマクロやGASの出番です。

また、関数で済む場合でも、数式が長く複雑になると、作った人しか直せなくなります。誰が保守するかも、あわせて考えておくと安心です。

■ どちらで済むか分からないとき

作業の手順を書き出していただければ、関数で済むのか、仕組みを作るべきか、作らないほうがいいのかを、費用の目安と一緒にお返しします。