その作業、自動化する前に測っておきたい3つの数字

「この作業、自動化できませんか」というご相談の前に、ご自身で測っておくと話が早くなる数字が3つあります。どれも5分あれば測れます。

■ 1. 1回あたりの時間

ストップウォッチで1回だけ測ってください。体感の「10分くらい」は、実際に測ると倍だったり半分だったりします。

■ 2. 月に何回やっているか

毎日なのか、週1回なのか、月末だけなのか。カレンダーを1か月さかのぼって数えるのが確実です。

■ 3. 作業のうち「判断」が入る部分

コピーして貼るだけの部分と、「この場合はこっち」と人が決めている部分を分けて書き出してください。自動化しやすいのは前者です。後者は、ルールを言葉にできる範囲でしか自動化できません。

■ 3つがそろうと、何が分かるか

1と2を掛けると、その作業に使っている時間が出ます。

たとえば（架空の例です）、1回15分の転記作業を月に20回やっているなら、月300分＝5時間です。1年で60時間になります。

これに対して、自動化の仕組みを作る費用と、仕様が変わったときに直す手間がかかります。月5時間の作業なら検討する価値があります。月に2回・5分の作業なら、作るより手でやったほうが安く済むことが多いです。

3は、「全部を自動化するか、一部だけにするか」を決める材料になります。判断の入る部分まで無理に自動化すると、間違いに気づきにくくなります。

■ 「やめたほうがいい」も答えのひとつ

自動化は、すればするほど得をするものではありません。ご相談いただいた結果、「この作業は手でやるほうがいい」とお伝えすることもあります。

3つの数字を測ったうえで、自動化できるか・いくらかかるか・どこはやめておくべきかを確かめたい方は、下の診断サービスをご覧ください。数字がまだ測れていなくても、ご相談の段階で一緒に整理します。