新人に仕事を引き継ぐ前に、手順書へ入れたい6つの項目

「一度説明したのに、担当が変わると同じ質問が出る」「作業の順番は分かるが、どこまでやれば完了かが曖昧」——引き継ぎで困ったときは、文章を長くするより、作業の区切りと確認ポイントを先にそろえると整理しやすくなります。

1. 誰が、どんな場面で使うか

新人、後任者、応援担当など、読む人によって必要な説明は変わります。対象者と、使うタイミング（毎日の作業、月末処理、問い合わせ対応など）を最初に決めます。

2. 作業を始める条件

何を受け取ったら作業を始めるのか、必要な資料や権限は何かを書きます。開始条件が抜けると、手順の途中で「何を見ればいいですか」と止まりやすくなります。パスワードや個人情報は手順書へ書かず、社内の安全な保管場所を案内してください。

3. 作業を小さな動作に分ける

「申請を処理する」のような大きな言葉ではなく、「申請内容を確認する」「日付と金額を照合する」「登録後に受付番号を記録する」のように、実際の動作に分けます。画面名やボタン名は、実際に使っている資料・環境で確認してから記載します。

4. 完了した状態を決める

「入力する」で終わりにせず、何を確認できれば完了かを書きます。たとえば「登録結果が一覧に表示され、受付番号を記録したら完了」のようにすると、作業者が自分で確認できます。

5. 間違えやすい点と例外時の連絡先

金額・氏名・日付などの照合箇所、二重登録を防ぐ確認、通常と異なるときの相談先をまとめます。資料に書かれていない判断を推測で足すのは避け、責任者へ確認する項目として分けます。

6. 最後にチェック表で抜けを防ぐ

手順書の文章とは別に、作業後に確認する項目を短いチェック表にします。実際に使う人に一度読んでもらい、途中で迷った場所や現場と違う箇所を直してから運用を始めます。業務が変わったときに更新する担当者と確認日も決めておくと、古い手順が残りにくくなります。

まずは一つの業務から

完璧なマニュアルを一度に作る必要はありません。問い合わせ対応や日次の確認など、質問が繰り返される一つの業務を選び、「開始条件・手順・完了条件・注意点・例外時の連絡先」を並べるところから始められます。

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