企業リスト作成を外注するときの項目と納期の目安

この記事は、営業リストや企業リストの作成を外注したいご担当者に向けて書きました。

どの項目を集めればよいか、何件をどの程度の期間で依頼すればよいかという疑問に答えます。

依頼の前に決めておくと手戻りが減る点を、順にご紹介します。

■ リストの使い道：最初に決めると項目が絞れる

集める項目は、リストを何に使うかで変わります。

・電話での営業：電話番号と代表者名を優先

・問い合わせフォームからの営業：フォームのURLを優先

・市場調査：業種・所在地・従業員数を優先

使い道が決まると、集めなくてよい項目も分かります。

項目が少ないほど1件当たりの作業時間が短くなり、費用と納期を抑えられます。

■ 項目：「必須」と「あれば入れる」に分ける

全ての会社で、全ての項目が公開されているとは限りません。

項目を2つに分けておくと、情報が見つからない会社の扱いを決めやすくなります。

・必須の例：会社名・所在地・電話番号・WebサイトのURL

・あれば入れる例：代表者名・設立年・資本金・従業員数

必須の項目が見つからない会社を、リストから外すか空欄で残すかも決めておきます。

同じ会社の重複を防ぎたい場合は、法人番号（国税庁が法人ごとに指定する13桁の番号）を項目に加える方法もあります。

企業の情報は、移転や社名の変更で変わることがあります。

情報を確認した日付の列を加えておくと、後から更新するときの目安になります。

■ 対象の条件：業種・地域・規模と、除く会社を決める

リストの対象は、次の3つの条件で絞り込みます。

・業種：飲食店・製造業など

・地域：都道府県や市区町村

・規模：従業員数や資本金

既存の取引先のリストを渡していただければ、その会社を除いて作成します。

情報は、各社の公式サイトなどの公開情報に限って集めます。

■ 納期の目安：1件当たりの作業時間から考える

納期の目安は、1件当たりの作業時間に件数をかけて考えます。

仮に1件に3分かかる場合、1,000件では3,000分、つまり50時間です。

1日に5時間作業すると、10日かかる計算です。

1件当たりの時間は、次の条件で大きく変わります。

・項目が多いほど、1件の作業時間は長くなる

・公式サイトが無い会社が多いほど、探す時間が長くなる

・対象の条件が細かいほど、該当する会社を探す時間が長くなる

■ 進め方：最初に20件ほどを試しに作成する

1件当たりの時間は、実際に作業するまで正確には分かりません。

そのため、最初に20件ほどを試しに作成する進め方をお勧めします。

試しに作成した20件で、項目と書き方がご希望に合うかを確かめていただけます。

同時に1件当たりの時間を測り、全体の納期を決めます。

件数が多い場合は、分けて納品する方法もあります。

例えば1,000件なら、200件ずつ5回に分けて受け取る形です。

納品された分から営業に使い始められるため、準備の期間が短くなります。

条件に合う会社が希望の件数より少ない場合は、条件を広げるか、見つかった件数で納品するかを相談して決めます。

■ 納品前の確認：件数・空欄・重複・表記ゆれ

私は納品前に、件数・重複・表記ゆれ・空欄を確認してからお渡しします。

企業リストでは、特に次の3点を確かめます。

・件数と空欄：依頼の件数に届いているか、必須の項目が空いていないか

・重複：同じ会社が2行以上入っていないか

・表記ゆれ：株式会社の書き方や全角と半角が揃っているか

これまでに営業リストの作成をお引き受けし、Web上の企業情報を集めて、重複を除いて顧客管理システムに登録しました。

■ まとめ

企業リストの作成は、使い道と納期の見積もり方を先に決めると手戻りが減ります。

・使い道から項目を決め、必須とあれば入れる項目に分ける

・納期は、1件当たりの時間と件数から見積もる

・最初の20件で、項目と時間を確かめてから進める

作業の途中で、件数と進み具合をご報告します。

メッセージには原則24時間以内に返信します。

企業リストや営業リストの作成のご依頼、ご相談は、プロフィールのサービス一覧から受け付けております。