リサーチを外注する前に決めておきたい6つのこと

前回、記事を外注するときに先に決めておきたいことを書きました。今回はリサーチ・リスト作成の話です。

リストの外注は、記事よりも「頼んだものと違う」が起きやすい仕事です。文章と違って、一目で正解・不正解が分かってしまうからです。届いたリストを開いて「これ、営業に使えないな」となったら、作業時間はまるごと無駄になります。

そうならないために、依頼の段階で決めておきたいことが6つあります。

■1. そのリストを何に使うか

一番はじめに決めるのはここです。用途が決まると、必要な項目が自動的に決まります。

・営業リストとして使う → 会社名、所在地、問い合わせページ、事業内容

・商品の比較検討に使う → 商品名、価格、仕様、販売ページ

・出店・エリア調査に使う → 店名、住所、営業時間、席数

「とりあえず情報を集めて」と頼むと、集める側は何を優先すればいいか分からず、当たり障りのない項目だけが並びます。用途の一行があるだけで、リストの中身が変わります。

■2. どこからどこまでを対象にするか

「大阪のカフェ50件」だけでは足りません。

・大阪府全域か、大阪市内か

・チェーン店を含めるか、個人店だけか

・すでに閉店している店をどう扱うか

・支店は別の行にするか、本社1行にまとめるか

この線引きが曖昧なまま50件集めると、あとから「チェーンはいらなかった」となって、半分が使えなくなります。件数より先に、範囲を決めてください。

■3. 必要な項目と、その優先順位

項目は5つ前後に絞るのがおすすめです。多いほど良さそうに思えますが、項目が増えるほど1件あたりの時間が伸びて、同じ予算で集められる件数が減ります。

そして、項目には「公開情報で確実に取れるもの」と「取れないことがあるもの」があります。

・ほぼ取れる：会社名、住所、公式サイト、事業内容

・取れないことがある：従業員数、資本金、代表者名、営業時間

・基本的に取れない：担当者の個人名、個人の連絡先、売上

取れないことがある項目を入れる場合は、空欄が出る前提で考えてください。「この項目は埋まっていなくてもいい」と伝えておくと、集める側は無理をしません。

■4. 情報が見つからなかったときのルール

ここを決めていないと、リストの信頼性が崩れます。

私は「推測で埋めない」を原則にしています。公式サイトに営業時間の記載がなければ、空欄にして備考に「公式サイトに記載なし」と書きます。まとめサイトに書いてあった数字を、確認できないまま入れることはしません。

あわせて、各行に出典URLと確認日を入れておくと、あとからご自身で確認できますし、時間が経って情報が古くなったときにも追いかけられます。

■5. 重複と表記ゆれをどう扱うか

リストが使いにくくなる原因の多くは、ここです。

・同じ会社が、正式名称と略称で2行に分かれている

・「株式会社〇〇」と「(株)〇〇」が混在している

・支店ごとに行があって、件数が水増しされている

・住所が「大阪府大阪市北区…」と「北区…」で揃っていない

「表記は正式名称に統一」「支店は含めない」と一行決めておくだけで、納品後の手直しがなくなります。

■6. 納品形式と並び順

ExcelかCSVか、列の順番、並べ替えの基準（五十音順、エリア順、規模順）。地味ですが、そのまま使えるかどうかを分けます。

すでに使っている管理表があるなら、その空ファイルを先に渡してしまうのが一番早いです。同じ列構成で作ってもらえば、コピーして貼るだけで済みます。

■そのまま使える依頼文

・リストの用途：

・対象の範囲：（地域／業種／規模／チェーンの扱い／支店の扱い）

・件数：

・必要な項目（5つ前後）：

・埋まらなくてよい項目：

・見つからなかった場合の扱い：空欄＋備考に理由／推測で埋める

・重複と表記のルール：

・納品形式：Excel／CSV

・並び順：

・希望納期：

決まっていない項目があっても大丈夫です。「ここは相談したい」と書いてもらえれば、こちらから案を出します。

■まとめ

リストの外注で失敗する原因は、集める人の能力よりも、範囲と項目とルールが決まっていないことにあります。用途・範囲・項目・見つからないときの扱い・重複のルール・納品形式。この6つを最初に渡すだけで、届くリストは変わります。

Webの公開情報を調べて一覧表にまとめる仕事をお受けしています。出典URLと確認日を各行に入れ、確認できなかった項目は空欄にして理由を書く形で納品しています。範囲や項目が固まっていない段階のご相談でも構いません。上の項目を一緒に決めるところから始めましょう。