5つのExcelファイルを1つに！VBAで集計作業をラクにする方法

毎月のExcel集計、こんなことありませんか？

仕事でExcelを使っていると、こんな作業はありませんか？

・担当者ごとに分かれたExcelファイルを開く

・必要なデータをコピーする

・1つのExcelファイルに貼り付ける

・データの抜けや重複がないか確認する

毎月、同じような作業を繰り返している。

「この作業、もう少しラクにならないかな？」

そう感じることもあると思います。

今回は、そんな集計作業をイメージして制作した、VBAによるExcel集計ツールの実例をご紹介します。

1．5つのExcelファイルを1つにまとめる

今回制作したのは、「月次実績 集計ツール」です。

指定された形式のExcelファイルを、1つにまとめるためのツールです。

操作の流れはシンプルです。

① 集計ツールを開く

② 「集計開始」ボタンを押す

③ 集計したいExcelファイルが入ったフォルダを選択する

④ 集計結果を確認する

今回は、練習用に用意した5つのExcelファイルを使って動作を確認しました。

　　　　　　　　【月次実績 集計ツールの実際の画面】

ボタンを押してフォルダを選ぶことで、決められた形式のファイルをまとめて処理する仕組みです。

2．集計結果はどうなった？

今回の練習用データには、次の6項目があります。

・日付

・担当者名

・品番

・数量

・金額

・備考

5つのExcelファイルに入っていたデータを、1つのExcelファイルに集計しました。

結果は、6項目・合計20行のデータです。

　　　　　　　　　　　【集計結果の実際のExcel画面】

集計結果は「月次集計.xlsx」として保存されます。

元のExcelファイルは変更しない仕組みにしています。

ただし、今回のツールは指定形式の練習用データを対象に制作したものです。

どんなExcelファイルでも、そのまま集計できるわけではありません。

3．VBAで自動化する前に確認したい3つのこと

今回のような集計作業を自動化する場合、最初からVBAのコードを書けばよいわけではありません。

まずは、今の仕事を整理することが大切です。

① ファイルの形式はそろっているか

同じように見えるExcelでも、列の並びや項目名が違うことがあります。

ファイルによって形式が違えば、その違いに合わせた処理を考える必要があります。

② 何を集計したいのか

すべてのデータをまとめたいのか。

必要な項目だけを取り出したいのか。

担当者別や月別に集計したいのか。

目的によって、必要な仕組みは変わります。

③ 集計結果をどう使うのか

集計したExcelを確認するだけなのか。

報告資料に使うのか。

さらに別の分析につなげたいのか。

集計した後の仕事まで考えておくと、使いやすい仕組みを検討できます。

4．生成AIとVBAはどう組み合わせる？

今回のツール制作では、生成AIも活用しました。

生成AIは、VBAコードの作成や修正案を考える際に役立ちます。

ただし、生成AIが出したコードを、そのまま本番の仕事で使うのは注意が必要です。

・想定したデータを処理できるか

・元のファイルに影響しないか

・集計結果が正しいか

・エラーが出たときにどうなるか

こうした点を、実際に確認する必要があります。

生成AIに任せる部分と、人が確認する部分を分けること。

それが、現場で使える自動化につながると考えています。

まとめ

今回ご紹介したのは、5つのExcelファイルを1つに集計するVBAツールの制作実例です。

大切なのは、VBAを使うこと自体ではありません。

まずは、

① 今、どんな作業をしているのか

② 何をまとめたいのか

③ 集計結果を何に使いたいのか

を整理すること。

そのうえで、Excelの機能で対応するのか、VBAで自動化するのかを考えていきます。

仕事をラクにするために、必要な仕組みを考える。

そこから業務改善は始まります。

「うちのExcel作業も、自動化できる？」という方へ

「毎月、同じExcel作業を繰り返している」

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