総会議案書が届いた。まず「金額」より先に見ること

マンションの総会が近づくと、管理組合から総会議案書が届きます。

決算、予算、修繕工事、管理委託契約、役員選任……。

普段あまり見慣れない資料が何ページも続いていると、

「とりあえず金額だけ見ておこう」

となりがちです。

もちろん、金額は大切です。

ただ、実務に携わってきた立場からすると、金額を見る前に確認してほしいことがあります。

それは、

「今回の総会で、いったい何を決めようとしているのか」

です。

まず「第○号議案」のタイトルを見る

総会議案書には通常、

「第1号議案　○○の件」

「第2号議案　○○の件」

という形で、議案ごとにタイトルが付いています。

最初から細かい数字や説明を全部読み込もうとせず、まずは議案のタイトルを一通り見てみてください。

たとえば、

・決算報告

・次年度予算

・修繕工事の実施

・管理委託契約の更新

・役員選任

などです。

これだけでも、

「今回の総会で何を決める予定なのか」

という全体像がかなり見えてきます。

次に「賛成すると何が決まるのか」を見る

ここが意外と大切です。

たとえば修繕工事の議案に、

「○○工事実施承認の件」

と書いてあったとします。

ここでいきなり、

「300万円は高いのか、安いのか」

だけを見るのではなく、

この議案に賛成すると、具体的に何が決まるのか

を確認します。

工事を実施することだけなのか。

施工業者まで決めるのか。

工事金額まで承認するのか。

それとも、詳細については理事会に任せる内容になっているのか。

同じ「工事の議案」でも、決めようとしている範囲は同じとは限りません。

「なぜこの議案が出てきたのか」も確認する

もう一つ見てほしいのが、提案理由です。

たとえば修繕工事なら、

「劣化しているから」

だけではなく、

・いつ不具合が確認されたのか

・緊急性はあるのか

・これまで修繕したことはあるのか

・複数の方法を検討したのか

・理事会ではどのような検討をしたのか

などが分かると、判断しやすくなります。

管理費や修繕積立金の値上げでも同じです。

「月額○円上がる」

という金額だけでなく、

なぜ今、変更する必要があるのか

を見ることが大切です。

そのあとで金額を見る

ここまで確認してから、ようやく金額です。

何をするのか。

なぜ必要なのか。

どこまで今回の総会で決めるのか。

この3つが分かってから金額を見ると、

「高い・安い」だけではなく、「この内容に対して、この金額ならどうか」

と考えられるようになります。

総会議案書は、全部を完璧に理解しなければならない資料ではありません。

分からない部分があれば、総会で質問してもいいですし、事前に管理会社や理事会へ確認しても構いません。

大切なのは、数字だけ眺めて終わらせないことです。

総会議案書が届いたら、まず、

①何を決めるのか

②なぜ決める必要があるのか

③どこまで今回決めるのか

この3つを確認してみてください。

そのあとに金額を見る。

これだけでも、総会議案書はかなり読みやすくなると思います。

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