「もう少し良くしたい」と言われたら。具体的な仕事の場面を聞く

初回の相談で、「サイトをもう少し良くしたい」「業務を効率化したい」と言われることがあります。専門知識があるほど、改善案が次々に浮かぶかもしれません。提案を考える前に、相手がどの場面を思い浮かべているのかを聞いておくと、話すテーマを絞りやすくなります。

使いやすい聞き方は、「最近そう感じた場面を、一つ教えていただけますか」です。抽象的な言葉の意味を説明してもらうより、実際の仕事の流れをたどってもらいます。

たとえば、「見積もり作成を効率化したい」という架空の相談なら、次のようにつなげられます。

「直近で見積もりを作ったとき、依頼を受けてから送付するまで、どのような順番で作業しましたか」

回答に「別の表から数字を移している」と出てきたら、そこを一段だけ詳しく聞きます。

「移す数字は、どこで確認していますか」

「その作業で、手が止まるのはどのあたりでしょうか」

ここでも質問は一つずつです。話が広がったら、「まず数字を確認するところから伺ってもよいですか」と、今聞きたい範囲を伝えます。相手の説明を急いで原因や解決策に結びつけず、誰が、何を、どの順番で行っているかを整理します。

流れが見えたら、困りごとの影響を聞きます。「確認に時間がかかると、そのあとの仕事にはどのような影響がありますか」。さらに、「どうなれば進めやすくなりそうですか」と、望む状態も確かめます。時間や件数が分からなければ、その場で推測して埋める必要はありません。「頻度は未確認」と残しておきます。

メモは、現在の手順、困る場面、望む状態の3つに分けると振り返りやすくなります。「使いにくい」など相手の表現も残し、自分の解釈と混ぜないようにします。

最後に「転記そのものと、元の数字を探す作業の両方で時間がかかっている、という理解で合っていますか」と確認します。具体例が一つ分かれば、次に何を聞くかも考えやすくなります。

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