請求の未入金チェックを、無料のツールだけで自動にする手順

請求書を出して仕事をしていると、月末にこれをやることになります。

「あの請求、入金あったっけ」

通帳と請求書を見比べて、1件ずつ確認する作業です。件数が10件を超えたあたりから、確認そのものより「確認し忘れていないか」が不安になってきます。期限を2週間過ぎた請求に気づいたときの、あの嫌な感じもあります。

この記事では、これをGoogleスプレッドシートだけで自動にする考え方を書きます。追加の費用はかかりません。

■ まず、何を自動にするのかをはっきりさせる

自動にできないこと

・入金があったかどうかの確認

　（銀行口座と自動でつなぐのは、無料ではできません。通帳を見てチェックを入れるのは自分です）

自動にできること

・期限が近い請求、過ぎた請求が、色でひと目でわかること

・「未入金がどこに・いくらあるか」が1行にまとまって出てくること

・今月いくら請求して、いくら入って、いくら未回収か

つまり「チェックを入れるのは自分。見張りと集計は表がやる」という分担です。

■ 表の作り方（考え方）

請求を1件1行で書きます。列は5つで足ります。

・請求日

・相手

・金額

・支払期限

・入金済みチェック

ここに「条件付き書式」という機能を足します。

・チェックが空のまま、期限を過ぎた行 → 赤

・チェックが空で、期限まで7日を切った行 → 黄色

これだけで、表を開いた瞬間に「危ない請求」だけが目に飛び込んでくるようになります。全部の行を読む必要がなくなります。

■ 「未入金の一覧」を1行で出す

いちばん効くのがこれです。

チェックが空の請求だけを抜き出して、

　未入金：A社（55,000円・期限超過12日）、B社（33,000円・あと3日）

のように自動で1行にまとめる関数を入れておきます。月末の確認作業が、この1行を見るだけになります。

■ 集計を足す

表の横に、月ごとの集計を置きます。

・請求した合計

・入金された合計

・未回収の合計

これも関数で自動計算です。確定申告前に慌てて集計する作業が消えます。

■ 気まずい「お願いの連絡」も、型で楽になる

未入金が見えるようになると、次に困るのが「どう言うか」です。

コツは、段階を分けて、間隔を機械的に守ることです。

・1通目＝期限から1週間過ぎたら。優しい確認（行き違いの逃げ道を残す）

・2通目＝さらに1週間返答がなければ。事務的に、金額と期限と振込先をはっきり

・3通目＝さらに1週間で、今後の進め方のご相談

文面を毎回考えると消耗するので、先に用意しておくのがおすすめです。当方のブログの読者向けに、コピペで使える12文面のセットを「【コピペで使える】月謝・請求の催促文セット12文面」という記事（500円）にまとめています。

■ 作るのが面倒な方へ

上の形をそのまま組んだ完成品も出品しています。

請求999件ぶんの表に、状態表示（入金済み／一部入金 残◯円／期限超過◯日）、色分け、集計5種、未入金の一覧、お支払いのお願い文3通（メール版・チャット版）が入っています。完成した表をファイルでお渡ししていますので、開いたその日から使えます。設置の作業はありません。

「スプレッドシートで請求の入金管理と催促文を渡します」で出品していますので、よろしければご覧ください。

気まずい連絡ほど、早いうちのほうが軽く済みます。