教室の予約受付を、無料のツールだけで整える手順

ひとりで教室やレッスンを運営していると、予約の受付がだんだん散らかってきます。

LINEで来る人、電話で言われる人、レッスン後に口頭で「来週もお願いします」と言われる人。

受付の窓口がばらばらだと、ノートへの書き写しが増えて、聞き漏れや書き間違いが起きます。「言った・言わない」になったときに、いちばん困るのは自分です。

この記事では、これをGoogleの無料ツールだけで整える考え方を書きます。追加の費用はかかりません。

■ まず、何が自動にできるのかをはっきりさせる

先に、できないことから書きます。

自動にできないこと

・ダブルブッキングを完全に防ぐこと

　（同じ枠に2人が申し込むこと自体は、無料の仕組みでは止められません。埋まった枠に気づきやすくすることまでです）

・前日の連絡メールを自動で送ること

　（これにはプログラムが必要です。無料でできますが、知識が要ります。この記事の範囲では扱いません）

自動にできること

・受付の窓口を1つにすること

・申込内容が、自動で一覧表に並ぶこと

・記入漏れをなくすこと（必須項目にすれば、空欄のまま送れません）

窓口を1つにするだけで、書き写しと聞き漏れはほぼ消えます。ここがいちばん効きます。

■ 窓口を1つにする（フォームの作り方）

Googleフォームで申込フォームを作り、「予約はこちらからお願いします」と案内を一本化します。

項目は、増やしすぎないのがコツです。

・お名前（必須）

・連絡先（必須）

・希望日時（選択式・必須）

・人数

・連絡事項（自由記入・任意）

ポイントは、希望日時を自由記入にしないことです。「◯月◯日（土）10:00」のように、こちらが用意した選択肢から選んでもらいます。自由記入にすると「土曜の午前あたりで」のような書き方が来て、結局やりとりが増えます。

■ 申込が、自動で一覧表になる

Googleフォームには、回答をそのままスプレッドシートに並べる機能があります（フォームの画面から連携を1回設定するだけです）。

申込が入るたびに、日時つきで1行ずつ増えていきます。ノートへの書き写しがゼロになります。

「いつ・誰が・どの枠に申し込んだか」が時刻つきで残るので、行き違いがあったときも記録を見れば済みます。

■ 空き枠を見えるようにする

一覧表とは別に、枠の表を1枚作っておきます。縦に時間帯、横に日付を並べて、申込が入った枠に印を付けます。

印を付けるのは自分の手ですが、条件付き書式で「印が付いた枠に色が付く」ようにしておくと、埋まり具合がひと目でわかります。

ここが、先ほど書いた「ダブルブッキングは完全には防げない」の部分です。同じ枠に2件入ったら、表を見た自分が気づいて連絡する、という形になります。

■ 前日の連絡を、楽にする

前日連絡を手で送っている方は多いと思います。全部自動にはできなくても、「明日の人を探す」手間は関数でなくせます。

一覧表から明日の分だけを抜き出して、

　明日：田中さん（10:00）、佐藤さん（13:00・2名）

のように1行にまとめる関数を入れておきます。この1行を見ながら、用意しておいた文面に名前と時間を入れて送るだけにします。

文面も先に決めておくと、毎回言葉を探さずに済みます。

■ 設置にかかる時間

フォームと表だけなら、プログラムは使いません。慣れている方で1時間、初めての方でも半日あれば作れると思います。

■ 作るのが面倒な方へ（お礼メールと前日連絡まで自動にしたい方へ）

この記事で「プログラムが必要」と書いた部分まで組み込んだものを、出品しています。

申込フォームの自動作成、お礼メールの自動送信、名簿への自動転記、前日朝の連絡メールまでが一式になっていて、設置はコードを貼って初期設定を1回押すだけ（約14分）です。設置手順書と、つまずいたときのサポートも付いています。

「スプレッドシートで教室の予約受付と前日連絡を自動化します」で出品していますので、よろしければご覧ください。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。