月謝の未納チェックを、無料のツールだけで自動にする手順

ひとりで教室やスクールを運営していると、月謝の管理がだんだん重くなってきます。

「誰が、何月分を、まだ払っていないか」

これを毎月、通帳とノートを見比べて確認している方は多いと思います。人数が20人を超えたあたりから、この作業が地味に効いてきます。

この記事では、それをGoogleスプレッドシートだけで自動にする考え方を書きます。追加の費用はかかりません。

■ まず、何を自動にするのかをはっきりさせる

「月謝管理を自動化する」と言っても、実は自動にできる部分とできない部分があります。

自動にできないこと

・入金があったかどうかの確認

　（銀行と自動でつなぐには、銀行ごとの契約が必要になります。無料ではできません）

自動にできること

・未納の人が、ひと目でわかること

・今月いくら集まる予定で、いくら入って、いくら足りないか

・「まだの人」の名前と金額が、1行にまとまって出てくること

つまり、チェックを入れるのは自分。そこから先を全部自動にする、というのが現実的な形です。

ここを取り違えると「銀行と連携できると思っていた」という話になるので、先に書いておきます。

■ 表の作り方（考え方）

縦に生徒さん、横に月を並べます。

　　　　4月　5月　6月　7月

田中　　✓　　✓　　✓

佐藤　　✓　　　　　　　　　

鈴木　　✓　　✓　　✓　　✓

これだけだと、目で追う必要があります。ここに「条件付き書式」という機能を足します。

・先月までのチェックが空 → 赤

・今月のチェックが空 → 黄色

これで、赤が付いている人が「放置されている未納」だと、見た瞬間にわかります。

■ 集計を足す

表の下か横に、月ごとの集計を置きます。

・集金予定額（人数 × 月謝）

・入金済み額

・未納額

・未納の人数

これは関数で自動計算できます。毎月、電卓を叩く必要がなくなります。

■ 「まだの人」の一覧を出す

これがいちばん効きます。

未納の人の名前と金額だけを、1行に自動でまとめる関数を入れておきます。

　未納：佐藤さん（5月・6月・7月／27,000円）、山田さん（7月／9,000円）

この1行を見て、そのまま声かけの文面に使えます。

■ 声をかけるところまでを、先に決めておく

未納が見えるようになると、次に困るのが「どう言うか」です。

言いにくさで先延ばしになるのが、いちばん金額が膨らむ原因なので、文面を先に決めておくことをおすすめします。

たとえば3段階に分けます。

1通目（気づいていないだけの可能性がある段階）

　「今月分のお月謝、まだこちらで確認できておりませんでした。行き違いでしたら申し訳ありません」

2通目（2週間経った段階）

　「◯月分のお月謝について、あらためてご連絡いたしました」

3通目（1ヶ月以上経った段階）

　「◯月分と◯月分のお月謝が未納となっております。恐れ入りますが、◯日までにご確認いただけますでしょうか」

先に用意しておくと、その場で言葉を探さずに済みます。

■ 設置にかかる時間

ここまでの仕組みは、プログラムを使いません。関数と条件付き書式だけです。

慣れている方なら1時間ほど、初めての方でも半日あれば作れると思います。

■ 作るのが面倒な方へ

上の形をそのまま組んだものを、出品しています。

生徒30名×12ヶ月ぶんの表と、催促文6文面（メール版・LINE版）、設置手順書がセットになっています。設置は10分ほどです。

「スプレッドシートで習い事教室の月謝管理表を渡します」で出品していますので、よろしければご覧ください。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。