サロンの顧客カルテを、無料のツールだけで作る手順

ひとりでサロンをやっていると、お客様の記録がだんだん散らばってきます。

紙のカルテ、予約帳の書き込み、頭の中の記憶。「あの方、前回いつ来たっけ」「そろそろご無沙汰の方に声をかけたい」と思ったとき、全部をめくって探すことになります。

この記事では、それをGoogleスプレッドシートだけで整える考え方を書きます。追加の費用はかかりません。

■ まず、何が自動にできるのかをはっきりさせる

自動にできないこと

・来店の記録そのもの

　（お客様が帰ったあとに1行書くのは自分です。ここは手を抜けません）

自動にできること

・お客様ごとの「最終来店日」「来店回数」「累計額」が勝手に計算されること

・しばらく来ていない方が、色でひと目でわかること

・「ご無沙汰の方の一覧」が自動でまとまること

つまり「記録は1行だけ。集計と見張りは表がやる」という分担です。

■ 表は2枚に分ける（ここがいちばんのコツ）

1枚の表に全部書こうとすると破綻します。分けます。

・お客様名簿（1人1行）……お名前、連絡先、メモ

・来店記録（1回1行）……日付、お名前、メニュー、金額

来店のたびに書くのは「来店記録」に1行だけです。名簿側には関数を入れておき、来店記録から「その人の最終来店日・回数・累計」を自動で拾わせます。

お名前はプルダウン（名簿から選ぶ形）にしておくと、「さとう様」「佐藤様」のような表記ゆれで別人扱いになる事故を防げます。

■ 「ご無沙汰」を色で見えるようにする

名簿側に「最終来店から何日たったか」を計算する列を作り、条件付き書式で色を付けます。

・60日を超えた方 → 黄色

・90日を超えた方 → 赤

これで、名簿を開いた瞬間に「そろそろの方」と「離れかけている方」が目に飛び込んできます。記憶に頼る必要がなくなります。

■ お声がけの文も、先に決めておく

ご無沙汰の方が見えるようになると、次に困るのが「どう声をかけるか」です。

コツは、期間で文を分けることです。

・60日ごろ＝気軽なごあいさつ（近況うかがい。営業色を出さない）

・90日ごろ＝きっかけのご案内（季節メニューなど、来る理由を添える）

・それ以上＝区切りのごあいさつ（「またいつでもどうぞ」で気持ちよく）

毎回その場で文面を考えると消耗するので、3パターンだけ用意しておきます。

■ 設置にかかる時間

ここまでの仕組みは、プログラムを使いません。関数と条件付き書式とプルダウンだけです。慣れている方で1〜2時間、初めての方でも半日あれば作れると思います。

■ 作るのが面倒な方へ

上の形をそのまま組んだ完成品も出品しています。

顧客100名・来店記録999件ぶんの表に、最終来店日・回数・累計額の自動計算、ご無沙汰の色分け（60日=黄・90日=赤）、「しばらく来ていない方」の一覧、お声がけ文3通（メール版・LINE版）と設置手順書がセットになっています。設置は10分ほどです。

「スプレッドシートで顧客カルテと来店管理表を渡します」で出品していますので、よろしければご覧ください。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。