業務ツールの相談前に揃えておくと話が早いもの

業務ツールを相談したい

そう思っても

何を伝えればいいのか分からず

そのまま止まってしまうことがあります

仕様書が必要なのではないか

完成形を決めてから相談すべきではないか

実際のデータを送らなければ話が進まないのではないか

そこまで準備しなくても大丈夫です

最初の相談で必要なのは

完成した設計書ではありません

今どのような作業をしていて

どこに困っているのか

まずはそこから始められます

現在の作業手順

最初に知りたいのは

今の作業がどのような順番で進んでいるかです

たとえば

CSVをダウンロードする

不要な列を削除する

日付の形式をそろえる

別のExcelへ貼り付ける

担当者別に集計する

この程度の説明でも

処理の流れはかなり見えてきます

説明するときは

専門用語を使う必要はありません

普段行っている操作を

上から順番に書いていただく形で十分です

むしろ難しい言葉へ置き換えるより

実際の操作をそのまま教えてもらうほうが

必要な機能を整理しやすくなります

入力するファイル

次に確認するのは

ツールへ読み込ませるデータです

Excelなのか

CSVなのか

毎回一つのファイルなのか

フォルダ内の複数ファイルなのか

ここが変わると

必要な処理も変わります

同じCSVでも

列の名前や並び順

文字コード

日付や数値の形式が異なることがあります

可能であれば

普段使っているファイルのサンプルがあると確認しやすくなります

ただし

相談の時点で必ず用意する必要はありません

まずは

・ファイル形式

・主な列名

・おおよその件数

・毎回変わる部分

が分かれば

対応できそうか判断できます

完成後にほしいもの

入力ファイルだけでは

作るべきツールは決まりません

同じ売上データでも

一つの一覧にまとめたい

担当者別に集計したい

別システム用のCSVへ変換したい

差分だけ確認したい

目的によって完成形が変わるからです

そのため

現在使っている完成後のファイルがあれば

入力データと一緒に確認します

完成ファイルがまだない場合は

どの列が必要か

ExcelとCSVのどちらで保存したいか

一つのファイルにまとめるか

条件ごとに分けるか

といった希望を文章で伝える方法でも問題ありません

完成画面を細かく考えるより

作業が終わったあとに何が手元にあればよいかを考えるほうが

希望を伝えやすくなります

判断が必要になる条件

業務ツールでは

ファイルを読み込むだけでなく

条件に応じた判断が必要になることがあります

金額が一定以上なら別の区分にする

商品名に特定の文字があれば分類する

同じ注文番号があれば重複として出力する

片方の一覧にしかないデータを抽出する

こうした条件が

ツールの処理ルールになります

すべての条件を

最初から整理できていなくても大丈夫です

ただし

例外となるケースが分かっている場合は

早い段階で共有しておくと見積りが変わりにくくなります

通常はこの処理でよいが

この種類のデータだけ扱いが違う

その一言が

制作後の大きな修正を防ぐことがあります

実際のデータを送れない場合

社内データや顧客情報が含まれていて

そのまま共有できないこともあります

その場合は会社名や氏名、住所

メールアドレスなどを架空の内容へ置き換えたサンプルを作る方法があります

数値も実際の金額である必要はありません

大切なのはデータの内容ではなく

どの列があり

どのような形式で入り

どの条件で処理され

どの形で出力されるか

が確認できることです

匿名化したサンプルも難しい場合は

・列名

・データ例

・件数

・例外条件

・希望する出力

を文章で確認しながら進めます

最初の相談で

機密情報を無理に送る必要はありません

使うパソコンや環境

同じツールでも

使う環境によって対応方法が変わります

Windows 10か11か

64bit環境か

一人で使うのか

複数人が別々のパソコンで使うのか

インターネット接続なしで使いたいのか

といった点です

特にWindowsアプリは

Macやスマートフォンで同じように動くわけではありません

基本的にはWindows 10・11の64bit環境で

ローカル動作するツールを中心に制作しています

Googleフォームやスプレッドシートを使う連携では

Googleアカウントのパスワードを預かる形にはしません

編集権限を共有していただくか

購入者側のアカウント上で設定する方法を使います

最初から全部決まっていなくても相談できます

業務ツールを相談するとき

完成形を説明できないことは珍しくありません

今の作業が面倒なのは分かる

けれど、どう変えればよいかは分からない

その状態でも相談できます

最初にそろえておくと話が早いのは

・現在の作業手順

・入力するファイル

・完成後にほしいもの

・判断条件や例外

・利用するパソコン環境

この5つです

すべてが埋まっている必要はありません

分かる部分から確認し

不足している点はこちらから質問しながら整理します

複数の作業を一つの画面へまとめたい場合は

ExcelやCSVを決まった形式へ変換したい場合は

仕様書を作ることが

最初の仕事ではありません

いつもの作業を

いつもの言葉で説明するところから

業務ツールの相談は始められます