そのExcel作業は、本当に毎回やる必要があるでしょうか？

月末になると、同じExcelを開く

列を並べ替え

不要な項目を消し

日付の形式をそろえ

最後にCSVで保存する

作業そのものは難しくありません

だからこそ

自動化するほどではないと思ってしまいます

私も最初は、そう考えていました

けれど10分の作業でも

毎週、毎月、複数の担当者が繰り返せば少しずつ時間を使い続けます

問題は作業時間だけではありません

1列ずれていた

一つのファイルを入れ忘れた

先月とは違う形式で保存していた

簡単な作業ほど

確認が後回しになりやすいものです

では、どのような作業ならツールにできるのでしょうか

答えは意外と単純です

毎回ほぼ同じ順番で行い

判断の条件を言葉で説明できる作業です

列順や項目名を毎回直している

取引先やシステムから出力したCSVが

そのまま社内で使えるとは限りません

A列とB列を入れ替える

項目名を社内用に変更する

不要な列を削除する

日付を同じ形式にそろえる

文字コードを変更する

こうした作業を

毎回手で行っているケースがあります

一つずつ直せば終わるので

長い間そのまま続けてしまいがちです

ただし、変換ルールが決まっているなら

ファイルを選び、実行ボタンを押し

指定形式で保存するところまでをツールにまとめられます

人が判断する部分をなくすのではなく

毎回同じ部分だけを任せる形です

複数のExcelやCSVを一つにまとめている

店舗別

担当者別

月別

分かれているファイルを集めて

一つの一覧へ貼り付ける作業もよくあります

ファイル数が少ないうちは困りません

ところが数が増えると

どこまで処理したのか分からなくなります

一つのファイルを飛ばす

見出し行まで貼り付ける

古いデータを混ぜる

そんな小さなミスが起き始めます

結合する列や集計条件が決まっていれば

フォルダ内のファイルをまとめて読み込み

必要な行だけを残す

重複を除外する

商品別や担当者別に集計する

結果をExcelやCSVで出力する

といった処理が可能です

毎月違うのはファイルの中身だけ

作業手順は同じです

2つのファイルを目で見比べている

注文一覧と発送一覧

顧客一覧と入金一覧

先月のデータと今月のデータ

2つの表を横に並べて

違う箇所を探す作業があります

件数が20件なら

目視でも確認できるかもしれません

200件になると事情が変わります

同じ番号が両方にあるか

金額が一致しているか

片方にしかないデータはどれか

内容が変わった行はどれか

確認する項目が増えるほど

見る場所も増えていきます

照合する基準が決まっていれば

差分がある行だけを抽出できます

人が全件を見るのではなく

確認が必要な箇所を見る形へ変えられます

ここで一つ注意があります

名前が似ているから同じ人と判断する

文章の意味から分類する

このような曖昧な判断は

単純な一致確認より設計が難しくなります

すべての比較作業が

同じ方法で自動化できるわけではありません

EC用CSVを毎回加工している

商品登録

受注処理

発送処理

EC業務では

CSVを別の形式へ直す場面が多くあります

商品名の文字数を整える

配送方法ごとに分類する

住所や電話番号の形式をそろえる

固定の値を追加する

不要な空白や記号を削除する

一つひとつは細かな処理です

しかしモールや業務ごとに形式が違うと

手順はすぐに複雑になります

この場合も

決まったCSVを読み込み

変換ルールに沿って加工し

指定形式で保存するツールを作れます

モールへ自動ログインして登録するのではありません

モールから出力したデータを

必要な形へ整えるところまでが対象です

ツール化できるか迷ったときの見分け方

自動化に向いているかは

高度な作業かどうかでは決まりません

次のような作業は

ツール化できる可能性があります

・毎回ほぼ同じ手順で進めている

・入力ファイルと完成形が決まっている

・処理条件を文章で説明できる

・コピーや貼り付けを繰り返している

・担当者によって結果が変わると困る

反対に

毎回その場で判断が変わる作業は

先に業務ルールを整理する必要があります

ツールを作れば

曖昧な業務まで自動的に整うわけではありません

むしろ制作前に

何を入力するのか

どの条件で処理するのか

何を出力するのか

を確認することで

これまで人の頭の中だけにあったルールが見えてきます

まずは今の作業をそのまま見せてください

何を自動化できるのか

最初から決めておく必要はありません

現在使っているファイル

作業の順番

完成後のファイル

時間がかかっている部分

この4つが分かれば

対応できる範囲を整理できます

実際のデータを共有しにくい場合は

会社名や個人情報を置き換えたサンプルでも確認可能です

サンプルを用意できない場合は

列名

簡単なデータ例

おおよその件数

例外となる条件

希望する出力

を文章でお知らせください

列順や項目名などの形式変換には

複数ファイルの結合や集計には

ファイル同士の比較には

EC向けのCSV加工には

毎月開いているExcel

本当に人が毎回やる必要があるのか

一度だけ作業手順を見直してみると減らせる手作業が見つかるかもしれません