紙の発注票をExcel化｜合計だけでは足りない理由

紙の発注票を後から探したり直したりしたい。そんなとき、写真をExcelに貼るだけでは品番も数量も編集できません。必要なのは、1行を1品目として使える表にすることです。

自主制作した架空の発注票を例に、6品目をExcelへ移しました。コピー用紙A4は「4包 × 580円 = 2,320円」。各行を足した8,950円が原票の合計と一致し、差額は0円です。

ただ、合計が合えば終わりではありません。たとえば管理番号「C-031」の0を落としたり、単位の「包」を別の単位に写し間違えたりしても、合計金額は変わりません。管理番号、品名、数量、単位、単価、金額を行ごとに原票と見比べます。読めない文字は推測せず、確認箇所として残します。

Excel側では、これらを別々の列にし、数量と単価から金額を計算できるようにします。原票に合計がある場合は、Excelの集計額との差も表示。あとから品番で検索し、数量を直し、再集計できる形です。

掲載した作例は説明用の架空資料で、実際の受託実績ではありません。紙・写真・PDFの見積書や発注書を1回分だけ整理したい方向けに、Excel化サービス（https://coconala.com/services/4424824）を公開しています。基本料金3,000円の目安は、読み取りやすいA4約2ページ・30行前後です。