紙の伝票や名簿をExcelに起こすとき、後で困らない3つの工夫

紙の伝票や名簿をExcelに起こす作業は、ただ文字を打ち写すだけに見えて、実は「起こし方」で後々の使いやすさが大きく変わります。現場でよく見る失敗と、最初に決めておくと楽になる工夫を3つ紹介します。

1. 数字は「文字」ではなく「数字」で入れる

金額や数量を、見た目が同じだからと文字列のまま入れてしまうと、合計も平均も計算できません。後から集計しようとして初めて気づき、打ち直しになるケースがとても多いです。日付・金額・数量は、最初から数値（日付は日付形式）で入れるのが鉄則です。

2. 読めない文字は、推測で埋めない

手書きの伝票や名簿には、どうしても読み取りに迷う文字が出てきます。ここを推測で埋めると、間違いに気づくのはずっと後になりがちです。「要確認」と印を付けて一覧で返してもらえる形にしておくと、確認する側もピンポイントで見直せて、結果的に早く正確に終わります。

3. 列の並びは「集計したい形」から逆算する

とりあえず紙のレイアウトそのままに起こすと、取引先別・月別の集計をしたいときに並べ替えや数式で苦労します。最初に「後で何別に集計したいか」を決めて列の並びを作っておくと、ピボットやSUMIFですぐに集計できる表になります。

紙やPDFの資料をExcelに起こす作業を外注したい方は、こちらの出品で受け付けています。架空の商店の伝票を見本にしているので、仕上がりのイメージも見ていただけます。