月末残業を減らしたいなら、まず「作業の書き出し」から

コツコツ自動化ラボです。

「月末・月初だけ異様に忙しい」。心当たりのある方に、私が実際にやって効果があった業務の棚卸しの手順を紹介します。道具は紙とペンだけ。30分でできます。

手順1: 月末にやる作業を全部書き出す

思いつく順でいいので、月末月初の作業を1行ずつ書きます。「経費の集計」「売上報告書の作成」「請求書の発行」「勤怠の締め」……。コツは、粒を細かくしすぎないこと。まず15個くらい出れば十分です。

手順2: 3つの印をつける

書き出した作業に、当てはまる印をつけていきます。

・【定】毎月ほぼ同じ手順でやっている

・【写】どこかからどこかへ、数字や文字を写す作業がある

・【怖】ミスすると影響が大きく、確認に時間をかけている

手順3: 印が2つ以上ついた作業に注目する

【定】と【写】が両方ついた作業は、自動化の第一候補です。手順が決まっていて、写す作業がある——これは機械が最も得意とする形です。さらに【怖】までついていたら最優先。人間の集中力でミスを防いでいる状態は、いつか破れます。

手順4: 一番痛い1つだけ選ぶ

全部を一気にやろうとしないのが成功のコツです。「これが消えたら一番ラクになる」作業を1つだけ選んで、そこから手を付ける。1つ自動化されると時間が生まれ、その時間で次の1つに取り組める。良い循環が始まります。

書き出した棚卸しリストを見ながら「どれから自動化すべき？」を相談したい方、その紙の写真（ダミー化してOK）を持ってきていただければ、一緒に優先順位をつけます。

コツコツ自動化ラボでした。