【介護施設の議事録、こんなに時間かかっていませんか？】 〜現役介護管理者が実践する、議事録を効率化する3つの方法〜

「会議が終わってからが本番…」

施設の管理者・主任の皆さん、こんにちは。介護職サポーターです。

職員会議、担当者会議、サービス担当者会議、研修記録…。介護施設では、日々さまざまな会議が行われています。でも、会議が終わったあとに待っているのが「議事録の作成」というもうひと仕事。ただでさえ忙しい業務の合間に、録音を聞き直しながら文字を起こす作業は、想像以上に時間も体力も消耗しますよね。

今回は、現役の介護管理者である私が実際に取り入れている、議事録作成を効率化する3つの方法をご紹介します。

① 会議前に「テンプレート」を用意する

議事録作成で時間がかかる原因のひとつが「どこから書けばいいかわからない」状態です。あらかじめ、日時・参加者・議題・決定事項・次回予定などの項目を埋めるだけのテンプレートを作っておくと、会議中にその場で書き込めるようになり、作業時間が大幅に短縮されます。

② 録音データを活用する

手書きメモだけに頼らず、会議をスマートフォンで録音しておく方法です。聞き漏らしや記憶の曖昧さがなくなり、正確な議事録が作れます。最近では録音からテキストに変換できるアプリも増えており、うまく活用すると文字起こしの手間がぐっと減ります。

③ AI・外部サービスを活用する

録音データやメモをもとに、AIツールや専門のサービスを使って議事録を作成する方法も広がっています。特に、介護現場の専門用語や会議の流れを理解した上で作成してくれるサービスであれば、仕上がりの質も高く、そのまま使える状態で受け取れるのが大きなメリットです。

管理者・主任の皆さんの貴重な時間を、議事録ではなく現場のケアやスタッフのフォローに使っていただきたい。そんな思いで、私もこのサービスを提供しています。

まとめ

議事録の効率化は、施設全体の業務改善にもつながります。まずはテンプレートの導入など、小さなことから始めてみてください。「時間がない」「うまくまとめられない」とお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください😊