介護記録と報告書の二重入力、まだ続けますか｜転記をなくす考え方

「同じ内容を、システムと紙の両方に書いている」

介護の現場では、日々の記録を入れたあと、報告書やカンファレンス資料に同じ情報を書き直す作業が残っています。この転記は価値を生まないだけでなく、転記ミスというリスクも生みます。

この記事では、二重入力がなぜ残るのかを整理した上で、どこから手をつければ現実的に減らせるのかを考えます。

二重入力が残る3つのパターン

1つ目は、システムから必要な形で出力できないケース。2つ目は、提出先のフォーマットが指定されているケース。3つ目は、現場が紙での運用に慢れているケースです。

このうち1つ目と2つ目は、変換の仕組みを作れば解消できます。3つ目だけは運用の問題なので、ここを混ぜて議論すると話が止まります。まずは変換で解ける部分を切り出しましょう。

転記ではなく「変換」にする

考え方はシンプルです。元データは一つにし、提出先ごとの形は変換で作る。人がやるのは元データの入力だけで、形を整えるのは機械の仕事です。

スプレッドシートに集めた記録を、提出用の文章形式に直すところはAIが得意です。項目の対応表と文体ルールを一度決めてしまえば、以降はボタン一つで済みます。

先にやるべきは項目の棚卸し

変換の仕組みを作る前に、どの書類にどの項目が必要かを一覧化します。ここで「実は使っていない項目」が見つかることがよくあります。自動化する前に、やめられる作業を見つけるのが先です。

棚卸しの結果、提出先に確認したら形式自体を簡素化できた、というケースもあります。ツールを入れる前に、まず見直す。

現場に定着させるための進め方

新しいやり方を一斉に導入すると、現場は古いやり方に戻ります。最初の1か月は両方を並行させ、新しい方の出力が実用に耐えると分かった段階で古い方を止める。この順番が安全です。

もう一つ、担当者を決めておくこと。ツールの調整をする人がいないと、少しの不具合で使われなくなります。

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転記をなくす仕組みを作りたい方へ

使っているシステムと提出書類を拝見した上で、変換の仕組みを設計・構築します。項目の棚卸しから一緒に進められます。

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