議事録AIが期待外れ？乗り換え前に見直したい3つの設定

「議事録AIを導入したのに、毎回手直しが必要で時短になっていない。もっと高機能なツールに乗り換えるべきか、専門家に相談すべきか」。そんな検討をされている経営者・担当者の方に向けて、私自身の失敗談を書きます。

私は中小企業向けのAI・DX支援を仕事にしていますが、恥ずかしながら、かつて同じ勘違いをしていました。結論から言うと、直すべきはツールではなく「3つの設定」でした。しかも3つとも、お金をかけずに今日から変えられるものです。外注や乗り換えを判断する前に、まずこの記事の内容をご確認ください。

手直しばかりの議事録に、私もうんざりしていた

当時出てきていた議事録の問題は3つでした。

1つめ、誰の発言か分からない。要約は整っているのに、会議に出ていない人が読むと意味不明。2つめ、固有名詞が全部おかしい。社名、人名、社内略語がことごとく別の言葉に変換される。3つめが一番深刻で、要約はできているのに「誰が何をやるか」が残らない。結局あとから自分でタスクを書き出すことになり、何のためのAIか分からない。

私は「ツールが悪い」と考えて乗り換えを試しましたが、手直しは減りませんでした。ツールを変えても同じ問題が出るなら、問題はツールの外側にあります。どんなに賢いAIでも、渡しているものが同じなら、返ってくるものも似たようなものになるのです。

これから紹介する3つは、どれもツールを変えずに今日から試せます。順番に見ていきます。

設定1：録音の「入口」を整える

一番地味で、一番効いた設定です。会議室ではマイクを話者の中央に1本だけ置く。参加者それぞれのPCが同時に音を拾うと、音が重なって濁り、文字起こしにとって非常につらい状態になります。オンライン会議では、発言しない人のミュート徹底。これだけで生活音やクロストークが減ります。

ただの会議マナーのようですが、音質を上げるだけで誤変換は目に見えて減りました。費用はゼロ、今日の午後の会議から変えられます。

設定2：「固有名詞リスト」を先に渡す

社名・人名・製品名・略語を箇条書きの用語集にしておき、要約の前にAIへ渡します。「以下の固有名詞は正しく表記して：〇〇株式会社／△△…」という一文を添えるだけです。これで固有名詞の誤変換が激減しました。

新入社員に議事録をお願いするときも「うちではこれをこう呼ぶ」と最初に教えるはずです。AIに対してだけ、それをしていなかっただけの話でした。リストは一度作れば毎回コピペで使い回せます。

設定3：出力の「型」を指示する

私にとって一番効果が大きかった設定です。「要約して」で終わらせず、「決定事項」「宿題（担当者・期限つき）」「次回の論点」の3ブロックで出力するよう指示します。ツールは一切変えていません。指示を変えただけで、会議後にそのままタスク化できる議事録になりました。副次効果として、決定事項と担当・期限が明文化されるので「言った・言わない」も減ります。

属人化を防ぐには「定型プロンプト」の固定

現在、私の会社ではこの3設定を社内の定型プロンプト（AIへの指示文のひな形）として固定しています。指示の出し方を各自に任せると、上手い人とそうでない人で品質がばらつきます。コピペで使い回せる形にして共有すれば、誰が回しても同じ品質になり、個人のコツではなく組織の資産になります。

なお、顧客情報や機微な情報を扱う会議は、データの取り扱い範囲を確認できるツール・設定を選んでください。ここは会社の規模にかかわらず妥協しないほうがいいポイントです。

外注や乗り換えを検討する前に

議事録AIの精度は、AIの賢さより「入力の質（音・前提情報・出力の型）」で決まります。まず無料でできる3設定を試し、それでも足りなければ乗り換えや外注を検討する。この順番をおすすめします。

そして外部に相談する場合は、ツールの売り込みから入る相手ではなく、プロンプトの整備や運用設計から提案してくれる相手を選ぶことが、遠回りしないコツだと考えています。

議事録をはじめとした生成AIの業務導入は、出品サービス『ChatGPT・Claudeの業務導入を支援します』で承っています。定型プロンプトの整備から自動化・社内定着までお手伝いしますので、プロフィールの出品一覧からご覧ください。