第1回 取引先から「資料を送ってください」と言われたら、何を用意すればいい？

取引先から「資料を送ってください」と言われたら、何を用意すればいい？

取引先から突然、

「一度、資料を送っていただけますか？」

と言われたことはありませんか。

商品やサービスについて説明することはできる。

写真もある。価格も分かっている。これまでの販売実績もある。

でも、

「では、資料にして送ってください」

と言われると、急に何から手をつければよいのか分からなくなる。

小さなお店やブランドを運営していると、最初から提出用の資料一式が揃っているとは限りません。

写真はスマホの中。

商品の情報はInstagram。

価格表はExcel。

販売実績はメールの中。

ブランドについての説明は、自分の頭の中にはあるけれど文章にはしていない。

そんな状態でも、実は資料を作るための材料はかなり揃っています。

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 最初から「完成した原稿」を作る必要はありません

資料を作ろうとすると、

「まず文章を書かなければ」

と思ってしまいがちです。

でも、最初にやることは文章を書くことではありません。

まずは、手元にあるものを集めてみます。

たとえば、

・商品や店舗、売場の写真

・WebサイトやSNS

・商品名や価格

・販売実績

・取引先から届いたメール

・既存のチラシやパンフレット

・納期、ロット、出店条件などの情報

・箇条書きのメモ

こうしたものがあれば、十分に資料づくりを始められます。

きれいな文章になっていなくても構いません。

むしろ、最初の段階では「何を書くか」よりも、どんな情報を持っているかを見る方が大切です。

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同じお店でも、提出先によって必要な情報は変わります

ここからが、資料を作るときに少し難しいところです。

手元にある情報を、そのまま全部並べればよいわけではありません。

たとえば同じブランドでも、

商業施設へPOP-UP出店を提案する場合と、

セレクトショップへ卸販売を提案する場合では、

相手が確認したい内容が違います。

商業施設の担当者なら、

「どんなブランドなのか」

「どんな商品を扱っているのか」

「どんな売場になりそうか」

「これまでの販売実績はあるか」

といった情報を確認するかもしれません。

一方、卸先のバイヤーなら、

「価格帯はどのくらいか」

「卸条件はどうなっているか」

「初回発注はいくらからか」

「納期はどのくらいか」

といった情報も必要になります。

つまり、

資料を作る前に見るべきなのは、「何を書きたいか」だけではなく、「誰に見せる資料なのか」です。

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持っている情報を、全部載せなくても大丈夫です

写真が20枚あるからといって、20枚全部を載せる必要はありません。

ブランドについて長く説明できるからといって、その文章をすべて入れる必要もありません。

資料の役割は、持っている情報を全部見せることではなく、

相手が確認したいことを、分かりやすい順番で確認できるようにすること

です。

たとえば、

ブランド概要

↓

商品

↓

特徴

↓

販売実績

↓

今回の提案内容

↓

条件

というように、相手が読み進めながら判断しやすい順番へ組み替えるだけでも、資料の見え方は大きく変わります。

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分からない情報を、無理に埋める必要もありません

もう一つ大切なのが、

分からないことを、それらしい文章で補わないことです。

たとえば、市場規模や売上予測、競合との比較などは、確認できる根拠がなければ無理に入れる必要はありません。

資料を見栄えよくすることと、事実を増やすことは別です。

確認できている情報を使いながら、

「今回の提出先に必要な情報は何か」

「不足しているなら、何を確認すればよいか」

を見ていく方が、取引先へ出す資料として扱いやすくなります。

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写真、SNS、メール、メモからでも資料は作れます

たとえば、こんな状態だったとします。

Before

・店舗写真

・商品写真

・Instagram

・価格情報

・販売実績

・取引先から届いたメール

それぞれ単体では情報として存在していても、取引先へそのまま送るには少し分かりにくい状態です。

ここから、

After

・ブランド概要

・商品紹介

・ブランドの特徴

・販売実績

・出店イメージ

・提案内容

といった形で、6ページ程度の資料へ組み立てることができます。

※掲載例は、資料作成例として制作した架空案件です。

資料を作るというと、PowerPointをきれいにデザインする作業を想像しやすいですが、その前に、

散らばっている情報の中から、何を使うのかを決める工程

があります。

実際には、ここが資料の中身を決める大きな部分です。

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「資料はないけれど、材料はある」なら始められます

取引先から資料を求められたとき、

「うちにはちゃんとした資料がない」

と思っても、まずは手元を見てみてください。

写真、SNS、価格表、メール、過去の販売記録、ちょっとしたメモ。

一つひとつは資料に見えなくても、それらを組み合わせれば、提出先が確認しやすい形にできることがあります。

私たちは、

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を出品しています。

完成した原稿をご用意いただく必要はありません。

「材料はあるけれど、どう資料にすればよいか分からない」

という場合は、こちらもご覧ください。

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