「このシート、私しか触れないんです」と言われることがあります

こんにちは。Rekushiaといいます。予約システムと、Excelまわりの仕事をしています。

前回、使いにくいExcelの正体は1枚に全部入っていることだ、という話を書きました。今回はその続きで、そこから起きる困りごとについて書きます。

■ 少し申し訳なさそうに言われる

Excelの相談をいただくとき、途中でこう言われることがあります。

「このシート、私しか触れないんです」

たいてい、少し申し訳なさそうな言い方です。自分の作ったものが、人に渡せる形になっていない。そのことを本人が一番気にしている、という感じがします。

でも、これは怒られるような話ではないと思っています。

■ そうなるのは、ちゃんと使ってきたから

最初から複雑なシートを作る人はいません。

必要になった項目を足して、条件が増えたから式を伸ばして、去年の様式が変わったから列を差し込んで。そうやって少しずつ育てていくと、自然とそうなります。

つまり、複雑になったのは、それだけ長く実務に耐えてきたということです。使われていないシートは複雑になりません。

■ ただ、休めなくなる

問題はそこから先です。

有給を取った日に限って、その計算が必要になる。異動の話が出たときに、引き継ぎ資料が書けない。辞めたあとに誰も開けられなくなる。

まわりの人も困りますが、いちばん重いのは本人だと思います。「あの人にしか分からない」は、頼りにされているようでいて、その人を縛ります。

■ 触れないのは、能力ではなく見た目の問題

ここが大事なところだと思っています。

ほかの人がそのシートを触れないのは、Excelが苦手だからではありません。どこを打っていい場所で、どこが触ってはいけない場所なのか、見ただけでは分からないからです。

分からなければ、聞くしかない。聞かれるから、その人が休めない。

だから解き方は「教え方を工夫する」ではなく、「見れば分かる形にする」になります。打つ場所と、計算する場所と、見せる場所を分けてしまえば、触っていい場所は空欄しか残りません。

■ 引き継ぎが一言で終わる

以前お預かりしたシートを、打つ画面と出来上がる画面に分けたことがあります。

そのあと変わったのは、引き継ぎの説明でした。それまでは「この列は触らないで、ここは上書きしていいけど、この式は消さないで」と長い説明が必要だったものが、「ここに打つだけです」で終わるようになりました。

覚えることが減ると、任せられます。任せられると、休めます。

■ 直しても、その人の価値は減りません

念のため書いておきます。

シートを誰でも使える形にすると、その人の存在意義が薄くなるのでは、と気にされる方がいます。でも実際は逆でした。

そのシートの価値は、入力の手順ではなく、中身の考え方のほうにあります。どの項目を拾うか、どの係数を使うか、何を根拠に数字を出すか。そこは作った人にしか分かりません。分けることで消えるのは、単純作業と、休めない理由だけです。

■ おわりに

「私しか触れない」と感じているシートがあれば、それは長く使われてきた証拠だと思います。

そのうえで、そろそろ人に渡せる形にしてもいいかもしれません。何をどう頼めばいいか分からなくて大丈夫です。いま使っているファイルと、困っていることを普段の言葉で教えていただければ、こちらで整理してご説明します。

Excelの数式そのままWeb入力画面にします