「使いにくいExcel」の正体は、たいてい1枚に全部入っていることでした

こんにちは。個人サロン向けの予約システムを作っている、Rekushiaといいます。

今回は予約の話ではありません。もう一つやっている、Excelまわりの仕事について書きます。新しく出した出品の話でもあるのですが、売り込みというより、やってみて分かったことの記録です。

■ 現場のExcelは、たいてい1枚に全部入っている

去年、ある自治体の業務で使われている積算シートを預かりました。

開いて驚いたのは、1枚のシートに全部入っていたことです。打ち込む欄も、計算式も、出来上がりの表も、同じ面の上に並んでいる。どこが入力欄で、どこが触ってはいけない場所なのか、見た目では分かりません。

作った方が悪いわけではありません。必要に迫られて少しずつ足していくと、自然にこうなります。むしろ、それでちゃんと仕事が回っていたことのほうがすごいと思いました。

■ 困りごとは、いつも同じ形をしている

こういうシートを使っている方から出てくる話は、だいたい似ています。

うっかり数式を消してしまって、毎回どこかから直してくる。印刷すると1枚に収まらず、毎回手で調整する。人が代わるたびに、また一から教える。そして「自分しか触れない」状態になっていく。

つまり困っているのは計算ではなく、その周りです。計算はちゃんと合っている。合っているのに、扱いづらい。

■ 直すのではなく、分ける

最初は、そのシートを整えることを考えました。色を変える、保護をかける、順番を入れ替える。

でも途中でやめました。1枚のままだと、どこまで整えても「触ってはいけない場所」が消えないからです。

そこで、打つ画面と、出来上がる画面を分けました。入力する人が見るのは空欄だけ。計算式は裏側に回して、そもそも触れないようにする。結果は、そのまま印刷できる形で別に出す。

結果としてブラウザで開く入力ページになりましたが、目的は新しくすることではありません。打つ場所と、計算する場所と、見せる場所を、別々にしただけです。

■ いちばん大事だったのは「答えが変わらない」こと

作るときに一番気をつけたのは、ここでした。

積算でも見積でも、これまで出していた数字と違う数字が出たら使えません。使えないどころか、危ない。

なので計算の中身は、預かったシートのものをそのまま再現しました。新しい計算方法に作り替えることはしていません。いくつかの実例で、元のシートと同じ答えが出ることを確かめてから渡しました。

「良くする」より先に「変えない」を守る。地味ですが、ここが信用のいちばん下の段だと思っています。

■ 頼む側が困っているのは、たぶん別のところ

出品を作りながら、ひとつ気づいたことがあります。

この手の相談をしたい人の多くは、何を頼めばいいか分からない状態にいます。「なんとなく使いにくい」は感じているけれど、それを仕様の言葉に翻訳できない。だから相談そのものが始まらない。

翻訳するのは、こちらの仕事だと思いました。

ですので、出品には「ご要望がまとまっていなくて大丈夫です」と書きました。いま使っているファイルを送っていただいて、困っていることを普段の言葉で教えてもらえれば、できることとできないことは、こちらで整理してご説明します。

■ おわりに

派手な話ではありません。1枚を2つに分けただけです。

でも、打ち込む人が空欄を埋めるだけでよくなり、数式が消える事故がなくなり、引き継ぎの説明が「ここに打つだけ」で終わるなら、それは十分に意味のある変化だと思っています。

お手元のシートで思い当たることがあれば、気軽に声をかけてください。