秋の入社と来春採用、準備は大丈夫？入社手続きで漏れやすい7項目

9月に入ると、秋採用による入社準備が始まる会社もあるのではないでしょうか。

同時に、来年4月入社に向けた採用活動や受け入れ準備も、少しずつ動き出す時期です。

入社手続きは、雇用契約書を用意して社会保険の手続きをすれば終わり、というものではありません。

実際には、給与や勤怠の設定、社内システムへの登録、備品の準備など、複数の担当者が関わる細かな作業がたくさんあります。

今回は、人事労務の実務を担当してきた中で、特に確認が漏れやすいと感じる7つの項目をまとめます。

【1．雇用契約書・労働条件通知書の準備】

雇用形態、入社日、給与、勤務時間、勤務地、試用期間などが、採用時に本人へ伝えた条件と一致しているか確認します。

条件変更があった場合に、採用担当者から人事労務担当者への連絡が漏れてしまうこともあるため注意が必要です。

【2．入社手続きに必要な情報・書類の回収】

住所、基礎年金番号、雇用保険被保険者番号、給与振込口座、扶養家族の情報など、入社後の手続きに必要な情報を確認します。

書類を一度に提出してもらえないこともあるため、「依頼済み」「一部回収」「回収完了」など、状況を分けて管理すると確認しやすくなります。

【3．社会保険・雇用保険の手続き】

加入要件を確認し、必要に応じて健康保険・厚生年金保険・雇用保険の資格取得手続きを行います。

手続きそのものだけでなく、提出期限や完了後の本人への案内まで含めて管理しておくことが大切です。

【4．給与・勤怠システムの設定】

基本給や各種手当、通勤手当、勤務形態、所定労働時間、休憩時間などを登録します。

雇用契約の内容と給与・勤怠システムの設定が一致しているか、登録後にもう一度確認しておくと安心です。

【5．社内システムやアカウントの準備】

メールアドレス、勤怠システム、チャットツール、社内共有フォルダなど、業務に必要なアカウントを準備します。

人事労務部門だけで完結せず、情報システム担当者や所属部署への依頼が必要になる項目は、担当者と期限を明確にしておきます。

【6．備品・受け入れ環境の確認】

パソコン、携帯電話、社員証、名刺、制服、ロッカーなど、職種や会社によって必要なものは異なります。

入社当日になって「準備されていない」とならないよう、本人ごとに必要な備品を確認しておく必要があります。

【7．入社後の案内と未完了項目の確認】

入社日を迎えたら、すべて完了というわけではありません。

回収できていない書類や、登録が完了していないシステム、本人へ渡していない案内が残っていないか、入社後にも確認します。

入社者が一人であれば覚えていられることでも、同じ月に複数名の入社や退職が重なると、「誰の、何が、どこまで終わっているのか」が分かりにくくなります。

特に秋の入社対応をしながら、来年春の入社準備も並行して進める場合は、頭の中やメールだけで管理するのはなかなか大変です。

そこで私は、対象者ごとの手続き状況と、全員分の進捗をまとめて確認できるExcelテンプレートを作成しました。

完了率の自動集計や期限超過の色分けにも対応しています。

秋の入社対応を整理したい方はもちろん、来年春に向けて今のうちに入社・退職手続きの管理方法を整えておきたい方にも使っていただけます。

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