「どこまで終わった？」を減らす入退社管理Excel

人事労務の仕事をしていると、ふとした瞬間に、

「この人の手続き、どこまで終わってたっけ？」

「期限が近いもの、何か残っていなかったかな？」

と不安になることがあります。

入社手続きも退職手続きも、一つひとつは決して派手な仕事ではありません。

本人情報の確認、社会保険や雇用保険の手続き、給与設定、システム登録、書類の発行、貸与品の準備や返却など、細かな作業の積み重ねです。

しかも、きちんと終わっていれば、それが当たり前。

でも、一つでも漏れてしまうと、入社・退職されるご本人や社内の担当者に迷惑をかけてしまいます。

人事労務の仕事は、無事に終わったときには目立たないのに、漏れたときだけ大きな問題になりやすい。そこが地味に怖いところだと、私は感じています。

特に、同じ月に複数名の入社や退職が重なると、頭の中が小さな付箋でいっぱいになったような状態になります。

個人ごとのチェックリストはあっても、全員分の進み具合を一覧で確認できなければ、

「誰の、何が、どこまで終わっているのか」

が分かりにくくなってしまいます。

そこで今回、自分が実務で使いたいと思える形の管理表をExcelで作りました。

対象者ごとの手続き項目を確認できるだけでなく、月次のまとめシートで全員分の進捗率や期限超過を確認できるようにしています。

完了した項目はグレー、期限を過ぎた未完了項目は赤色で表示されるため、一覧を見たときに状況を把握しやすいよう工夫しました。

立派なシステムを導入しなくても、Excelで「今の状況」が見えるだけで、担当者の気持ちは少し楽になります。

私と同じように、一人または少人数で人事労務を担当している方や、入退社手続きの管理方法に悩んでいる方の負担を少しでも減らせたらと思い、初めてコンテンツとして出品してみました。

必要としている方に届いたらうれしいです。

▼人事労務担当者向け

月次入退社ToDo進捗管理Excel

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