領収書を紙で渡す作業をなくす手順を、全部書きます

うちの現場では、経費の領収書を「紙に貼って、経理担当に直接会って渡す」というやり方を続けていました。

いまは、スタッフが領収書をスマホで撮って送るだけです。紙も、手渡しも、なくなりました。

その作り方を、順番に全部書きます。売り込みではありません。読んで「これなら自分でできそう」と思われたら、自分でやったほうが確実に早いです。

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もともと、どんなやり方だったか

最初に、元の状態を書いておきます。ここが分かると、どこを直せばいいかが見えてきます。

・領収書は、白紙に貼り付けてまとめる

・使った金額と内容は、経費が発生するたびに表計算ソフトへ手入力する

・月に1回、貼った紙を経理担当に直接渡す

これを、全スタッフがやっていました…

多い人だと、領収書は月に15枚ほどになります。紙に貼る作業そのものは10分前後で終わります。ただ、経理担当に会って渡す必要があるので、持っていく手間まで含めると、半日がつぶれていました。

作業の中身は軽いのに、会って渡すの一点だけが重い。ここが一番もったいないところでした。

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手順1:自動化する範囲を、先に1つだけ決める

作り始める前に、「何が自動化されたら一番助かるか」を1つに絞ります。

今回の私のゴールは、これだけでした。

経理担当に直接会わなくても、領収書が届くようにする。

月末の手入力まで全部なくそう、とは考えませんでした。欲張ると、作るものが大きくなって、途中で止まります。まず一番効率の悪い部分だけを狙う。それが済んでから、次に自動化できそうなところを探せば間に合います。

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手順2:今使っている表は、崩さない

次に決めたのは、いま使っている表計算シートや管理シートを、作り変えないことです。

新しい仕組みに合わせて表を作り直すと、スタッフは「また覚え直しか」となります。経理担当も、いつもの見た目が変わると戸惑います。

だから、既存のシートはそのまま使い、自動化できる部分だけを後ろから足す形にしました。仕組みはシンプルなほど、止まったときに原因を探しやすいです。

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手順3:領収書は「撮って、フォームで送る」だけにする

スタッフの操作は、これだけにしました。

1.経費が発生したら、その場で領収書をスマホで撮る

2.専用のフォームに写真を貼って、送信する

送信された内容は、自動で1つのシートに溜まっていきます。紙を持ち歩く必要も、貼る作業もありません。

「あとでまとめて」と思うと、領収書を失くしたり、いつ何に使ったか忘れたりします。その場で撮ることにしておけば、その心配も減ります。

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手順4:月末のまとめは、ボタン1つで経理に送る

月末の処理は、こうなりました。

1.溜まった領収書を見ながら、使った経費をシートに入力する

2.問題がなければ、ボタンを1回押す

3.シートの内容が、経理担当に届く

正直に言うと、月末の手入力は、いまも残っています。 全部は自動化していません。

ただ、入力したあとの「経理に渡す」部分は、ボタン1つになりました。直接会う必要がなくなったのが、一番大きい変化です。

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手順5:最初の1回だけ、本人に許可の操作をしてもらう

ここは、作っていて一番つまずいたところです。

自分でコードを書いて仕組みを作ると、その仕組みは作った管理者の権限で動くことが多いです。そのままだと、スタッフが送信しても、管理者でなければ処理が通りません。

対応として、最初の1回だけ、スタッフ本人に「この仕組みを使っていいです」という許可の操作をしてもらうようにしました。許可が済めば、あとはこちらが何も直さなくても、自動で動き続けます。

この許可の操作は、画面の表示が少し分かりにくいです。メッセージだけ送ると、迷う人が出ます。だから、最初のうちは直接会って、横で見ながら案内しました。

これは、はじめに時間がかかる分、あとで楽になる部分です。

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私の失敗:「送ったのに、送れていなかった」

動かしてみて、一度だけ明確に困ったことがあります。

送信ボタンを押したのに、内容がシートに届いていなかった。

仕組みが動かなかったのです。スタッフ側から見ると、ちゃんとやったのに伝わっていない状態になります。これは信用に響きます。

完全になくすことはできません。自分で作った仕組みなので、エラーはたまに起こりうるものとして考えています。だから、最初に「たまに送れないことがある」と伝えておくのと、送信したあとに、届いたかどうかを確認できるようにしておくのをおすすめします。

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初心者がつまずきやすいところ

コードを書くことに慣れていない方は、仕組みの理解に少し時間がかかると思います。

最初から全部分かろうとしなくて大丈夫です。分からない部分はAIに「何をしているコードか」を説明させながら、動くところから1つずつ作ってください。いきなり大きな仕組みを組むより、「写真が1枚、シートに入る」だけを先に動かすほうが、早く形になります。

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まとめ:今日の30分でやること

1.自動化するのは、一番手間のかかっている1か所だけに絞る

2.いま使っている表は、作り変えない

3.領収書はその場で撮って、フォームで送る形にする

4.月末の経理への提出は、ボタン1つにする

5.最初の1回だけ、本人に許可の操作をしてもらう（できれば直接会って）

6.「たまに送れない」ことを先に伝えておく

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最後に:先に決めるのは「やらないこと」

この仕組みを作って、いちばん強く思ったことがあります。

普段の仕事で「これ、なんでやってるんだっけ」と思う作業は、たいてい、なくしても困りません。

自動化というと、「どう速くするか」を考えがちです。でも、先に決めるべきなのは、「やらないこと」のほうです。 領収書を貼って、会って、渡す。この3つは、私たちが「やめる」と決めたとたんに、なくなりました。

まずは、自分の仕事の中で「なんでやってるんだっけ」と思う作業を1つ、書き出してみてください。