こんにちは、しほです。
今回は私のお気に入り【kintone(キントーン)】のご紹介…ではなく、
(kintone自体は検索していただいてｗ)
kintoneのアプリを作成する前に考えていることを書いていきたいと思います
業務の最適化
まずはいきなりアプリ作成画面に入ってどのフィールド使おうかな～
なんてしません。
私の場合は、どんな業務をkintone化したいのか全体像をまず聞きます。
ここで、最終的なゴールを把握しておく為です。
相手のイメージしているゴールを共有してもらってから、
今実施している業務が本当に必要なのかそこを確認していきます。
惰性でやってないか、そこまで対応する必要が本当にあるのか
無駄な工数は削減していきます。
次に複数の人や部署が同じようなことをしていないかを確認します。
類似業務を実施している場合は1回で済むようにkintoneを構築する際に考慮して組み込んでいくように意識します。
何度もお客様情報を転記していたり、各部署で製品情報を更新していたりしませんか。
ここまで来たらあとは順番を整理します。
アプリのデータの遷移を考えながら、実際にアプリを運用していく際にも無理のない流れになるかパズルを組み立てるように検討しています。
先にA部署でこの情報を登録してもらっていたら、後からA部署に承認を取る必要がなくなる、この業務はこのチームに集約して、代わりに別の業務を引き受けてもらうなどです。
選抜メンバーの選出
業務の最適化で現状より業務がスマートになったのではないでしょうか。
次に考えているのはどの業務からkintone化していくか
いわゆる選抜メンバーの選出です！！
おすすめは重たくない業務からスモールスタートしていくことです。
現場の方はkintoneに不慣れな人や抵抗を感じる人も少なからずいます。
kintoneに慣れていき、便利を実感してもらえると、現場の方からもっとこうしたい・この業務も移管して欲しいと声があがるかもしれません。
まとめ
kintone化はkintoneのアプリを作成するより、
前工程の業務の最適化にすごく工数とエネルギーを使います。
ですが、ここをスキップしてしまって現状のまま移管してしまうと
思っていたよりも費用対効果が得られなかったりします。
ここが難しいところだと感じています。
私は本業ではBPOで直接様々なクライアント先に常駐し、業務の全体像を把握し、最適化を提案してからアプリ作成に取り組んでいます。
この経験を副業でも活かしただのアプリ作成だけではなく、ヒアリングを通して業務の最適化のお手伝いもできればと思っています。
