紙・PDF・画像の内容を一覧にしたのに探すのに時間がかかる時に見直したいこと｜Excelで使いやすくする考え方

紙資料やPDF、画像の内容をExcelにまとめて、

一応一覧にはなったものの、

あとで必要な情報を探すのに時間がかかることがあります。

こういう時は、

入力が足りないのではなく、

一覧として使いやすい形に整理できていないことが多いです。

たとえば、

会社名と担当者名の分け方が資料ごとに違う、

日付や電話番号の書き方がそろっていない、

あとで見返したい順番で並んでいない、

といった状態です。

このままだと、

内容は入っていても、

確認するたびに探す手間が増えやすくなります。

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Excelに入力する作業で大事なのは、内容を一覧にすることだけでなく、あとで必要な情報を探しやすい形にしておくことです。

まず見直したいのは、次の3つです。

この3つがそろっていないと、

一覧にはなっていても、

検索しにくく、

見返しにくく、

使うたびに手間が増えやすくなります。

特に多いのが、

資料によって情報のまとまり方が違うまま入力してしまうケースです。

たとえば、

ある資料では会社名と担当者名が一緒、

別の資料では分かれている状態だと、

あとで並び替えや絞り込みをしたい時に使いにくくなります。

また、

日付や電話番号の書き方がバラバラだと、

一覧で見た時に見づらくなり、

確認するたびに余計な時間がかかりやすくなります。

さらに、

入力順のままで並んでいて、

あとで探したい順番になっていないと、

毎回探す作業が発生しやすくなります。

Excelへの入力は、

ただ転記するだけではなく、

あとで探しやすく、

見返しやすく、

一覧として使いやすいことが大切です。

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紙・PDF・画像の内容をExcelにまとめたいけれど、

入力後に探しやすい形まで整えたい場合は、

目的に合わせて整理しながら対応できます。

「ただ入力するだけでなく、一覧として使いやすく整えたい」

「あとで探しやすく見返しやすい形にしたい」

という場合は、下記サービスで対応しています。