業務の中で意外と負担になるのが、
「情報がどこにあるのかわからない」状態です。
ある時はメール。
ある時はTeams。
ある時はLINE。
急ぎの時は電話。
連絡手段が多いほど便利に見えますが、
実際には確認する場所が増えてしまいます。
「あの件はどこで連絡が来ていたか」
「誰に送ったか」
「最新の情報はどれか」
「決定事項はどれだったか」
これを探す時間が増えると、
本来進めるべき仕事が止まります。
大切なのは、
使う道具を増やすことではなく、
業務上の正式な連絡場所を決めることです。
すべての連絡手段をなくす必要はありません。
急ぎの確認には向いている手段があります。
社外とのやり取りには必要な手段があります。
現場で一時的に使いやすい手段もあります。
ただし、業務として残すべき情報、
後から確認する必要がある情報、
複数人で共有する必要がある情報は、
一つの場所に集約する。
それだけで、確認漏れや伝達漏れはかなり減ります。
コミュニケーションの効率化とは、
返信を早くすることではなく、
情報が迷子にならない状態を作ることだと思います。
情報共有がバラバラになっている、
どこに何を残すべきかわからない。
そうした場合は、業務の流れに合わせた情報整理の設計から
ご相談いただけます。
