「宛名シールを簡単に作りたい」
一見すると、宛名シールを作る仕組みを用意すれば解決しそうに見えます。
でも、実際に作業の流れを確認してみると、
困っていることは少し違いました。
伝票を出力したあと、
それを郵送するのか、担当者へ渡すのか。
郵送先は伝票に書かれている住所でよいのか。
送付先が違う場合、どこを確認すればよいのか。
控えには何を印字しておくべきなのか。
毎回マニュアルを確認しながら判断するため、
作業に時間がかかっていました。
つまり、本当に必要だったのは
「宛名シールを作ること」ではなく、
伝票を見て迷わず処理できる状態にすること
でした。
そこで、伝票PDFと送付先のルールを整理し、
送付先住所と伝票をセットで印刷できる形にしました。
さらに、住所の位置を窓付き封筒に合うように調整し、
印刷したものをそのまま封入できる流れにしました。
これにより、
郵送か手渡しかを確認する
送付先相違をマニュアルで探す
宛名シールを別で作る
伝票と宛名を照合する
といった作業を減らすことができます。
ExcelやPDFの作業では、
最初に依頼された内容だけを見ると、遠回りになることがあります。
「宛名シールを作りたい」
「PDFを分けたい」
「CSVを集計したい」
「帳票を作りたい」
その奥には、たいてい
最終的に誰が、何を見て、どう処理したいのか
という目的があります。
そこを確認すると、作るべきものが変わることがあります。
Excel・PDF・CSVの手作業で、
何を依頼すればいいか分からない段階でもご相談いただけます。
現在の作業内容を確認し、
集計・転記・PDF仕分け・帳票作成・印刷用データ整理など、
後工程まで使いやすい形に整理します。
