副業やフリーランスをしていると、必ず一度は迷うのが、
「これって経費にしていいの？」
という問題です。
カフェ代。
スマホ代。
交通費。
パソコン代。
本やセミナー代。
自宅で仕事をしている場合の家賃や電気代。
仕事に関係しているような気もするけど、プライベートでも使っている。
こういう支出はかなり多いです。
そして、ここで迷いすぎると帳簿が止まります。
「これは経費？」
「これは違う？」
「よく分からないから後でいいか」
となって、気づいたらレシートや明細がたまっていきます。
経理目線で見ると、最初から完璧に判断しようとしなくて大丈夫です。
大事なのは、
仕事との関係があるかを考えて、迷ったらまず記録しておくこと
です。
経費の基本は「仕事に関係しているか」
経費として考えるときの基本はシンプルです。
その支出が仕事に関係しているかどうか
です。
たとえば、仕事で使う文房具。
取引先との打ち合わせに使ったカフェ代。
副業用に使う会計ソフト代。
仕事で使うパソコン周辺機器。
仕事の勉強のために買った本。
このように、仕事との関係を説明しやすいものは経費として整理しやすいです。
逆に、完全にプライベートの支出は経費にはしづらいです。
たとえば、ただの友人との食事。
仕事と関係のない服。
趣味の買い物。
家族との旅行。
こういったものは、売上を得るための支出とは言いにくいです。
経費にできるかどうかは、金額の大きさだけではなく、仕事との関係を説明できるかが大事です。
「なんとなく仕事っぽい」は危ない
副業やフリーランスでありがちなのが、
「なんとなく仕事にも関係ある気がする」
という支出です。
これが一番迷いやすいです。
たとえば、カフェ代。
副業作業をするためにカフェを使ったなら、仕事との関係はあります。
でも、ただ休憩しただけなら、仕事との関係は弱いです。
同じカフェ代でも、内容によって判断が変わります。
スマホ代も同じです。
仕事の連絡やSNS運用、クラウド会計、顧客対応などに使っているなら、一部は仕事に関係します。
でも、プライベートでも使っているなら、全額を経費にするのは無理があります。
このように、同じ支払いでも使い方によって変わります。
だからこそ、
何に使ったのか
仕事とどう関係しているのか
を残しておくことが大事です。
家事按分という考え方
副業やフリーランスの場合、仕事とプライベートが混ざる支出があります。
たとえば、
スマホ代
インターネット代
家賃
電気代
パソコン代
車関連費用
こういったものです。
仕事にも使うけど、プライベートにも使う。
この場合、全部を経費にするのではなく、仕事で使っている分だけを経費として考えることがあります。
これが、いわゆる家事按分です。
たとえば、スマホを仕事で3割くらい使っているなら、スマホ代の一部を仕事分として整理するイメージです。
自宅の一部を仕事場として使っているなら、家賃や電気代の一部を仕事分として考えることもあります。
ただし、ここも適当に割合を決めるのはよくありません。
どのくらい仕事に使っているのか。
なぜその割合にしたのか。
この説明ができるようにしておくことが大事です。
「なんとなく半分」ではなく、作業時間や使用面積など、理由を持って考える方が安心です。
迷ったら、まずは記録しておく
経費で迷ったときに一番もったいないのは、何も記録しないことです。
あとから見返したときに、
「これは何の支払いだったっけ？」
「仕事で使った気もするけど、思い出せない」
「領収書がないから確認できない」
となると、整理がかなり大変になります。
なので、迷ったらまず記録しておく。
これでOKです。
レシートを残す。
カード明細を保存する。
何に使ったかメモする。
仕事との関係を一言残す。
これだけでも、あとから判断しやすくなります。
最初から完璧に経費かどうかを決めなくても大丈夫です。
あとで整理するときに判断できる材料を残しておくことが大事です。
会計ソフトに入れる前に見るポイント
freeeやマネーフォワードなどの会計ソフトを使っている人も多いと思います。
会計ソフトはとても便利です。
銀行口座やクレジットカードを連携すれば、自動で明細を取り込んでくれます。
ただ、自動で入ってきた明細をそのまま経費にしていいわけではありません。
見るべきポイントは、
仕事に関係しているか。
プライベート支出ではないか。
領収書や明細などの証拠があるか。
家事按分が必要な支出ではないか。
勘定科目が大きくズレていないか。
このあたりです。
会計ソフトは便利ですが、何でも正しく判断してくれる魔法の箱ではありません。
自動で取り込むことはできます。
でも、仕事に関係するかどうかの判断は、人間が見る必要があります。
ここを放置すると、あとから謎の明細が増えていきます。
そして確定申告前に、
「この支払い、何？」
という地味にしんどい時間が始まります。
あれはなるべく避けたいです。
経費にできるか不安な支出の例
副業やフリーランスでよく迷いやすい支出には、次のようなものがあります。
カフェ代。
スマホ代。
自宅のインターネット代。
電気代。
本や教材。
セミナー代。
パソコンや周辺機器。
交通費。
打ち合わせの飲食代。
仕事用の服や身だしなみ関係。
これらは、全部が必ず経費になるわけではありません。
逆に、全部が絶対にダメというわけでもありません。
大事なのは、仕事との関係を説明できるかどうかです。
たとえば、本や教材なら、仕事のスキルアップや業務に関係しているか。
交通費なら、仕事の移動や打ち合わせに使ったものか。
服なら、その仕事に必要なものか。
こうやって一つずつ見ていくと、判断しやすくなります。
経費は「多く入れれば得」ではない
たまに、
「経費をたくさん入れた方が税金が減るから得」
と思っている人もいます。
たしかに、経費が増えると利益は減ります。
利益が減れば、税金も減る可能性があります。
ただし、経費はあくまで仕事に必要な支出です。
無理に関係ないものまで経費に入れるのは危ないです。
それに、経費を使えばお金は出ていきます。
税金を減らすために不要な支出を増やしても、手元のお金が減るだけです。
経費は、事業を続けるために必要なものをきちんと整理するためのものです。
「とにかく経費を増やす」ではなく、
必要な支出を正しく記録する
という考え方の方が健全です。
最初にやることは3つだけ
副業やフリーランスの人が、経費についてまずやることはシンプルです。
1つ目は、仕事に関係しそうな支出を記録すること。
2つ目は、領収書や明細などの証拠を残すこと。
3つ目は、プライベートと混ざる支出は、どのくらい仕事で使っているか考えること。
まずはこの3つで十分です。
最初から完璧な会計処理をしようとしなくて大丈夫です。
でも、何も残していない状態にしてしまうと、あとから判断できなくなります。
迷ったらまず記録。
そして、あとで整理する。
この流れが一番現実的です。
自分で判断するのが不安な方へ
副業やフリーランスの経費は、慣れていないと判断がかなり難しいです。
これは経費にしていいのか。
家事按分はどのくらいにすればいいのか。
会計ソフトの処理が合っているのか。
プライベートの支払いと混ざっていて分からない。
確定申告前に一度整理したい。
こういう状態であれば、一度確認してみるだけでもかなり楽になります。
現役で経理実務をしている立場から、副業・フリーランスの方の帳簿整理や経費整理をサポートしています。
ぐちゃっとしている状態でも大丈夫です。
むしろ、早めに見せてもらった方が整理しやすいことも多いです。
「これって経費になるのかな？」という段階でも問題ありません。
副業やフリーランスの経費整理、帳簿整理で不安がある方は、お気軽にご相談ください。
