副業やフリーランスをしていると、領収書やレシートが少しずつ増えていきます。
コンビニで買った仕事用の文房具。
打ち合わせのカフェ代。
電車代。
パソコン周辺機器。
スマホ代や通信費。
会計ソフトの利用料。
一つひとつは小さい金額でも、積み重なると意外と大きくなります。
ただ、多くの人がここでやりがちなのが、
「あとでまとめて整理しよう」
です。
これ、気持ちはめちゃくちゃ分かります。
仕事が忙しい。
本業もある。
育児や家事もある。
副業の作業もしたい。
正直、レシート整理なんて後回しにしたくなります。
でも、経理目線で見ると、この「あとでやろう」が一番危ないです。
あとで見ても、何に使ったか思い出せない
領収書やレシートを放置すると、まず起きるのがこれです。
何に使ったお金なのか分からなくなる
買った直後なら覚えています。
「これは仕事用のノート」
「これは打ち合わせのカフェ代」
「これは副業で使うソフト代」
と分かります。
でも、1ヶ月後、3ヶ月後、半年後に見返すとどうでしょうか。
たぶん、かなり怪しいです。
人間の記憶はそこまで強くありません。
昨日の夕飯ですら一瞬止まることがあるのに、3ヶ月前のレシートの意味を正確に思い出すのはなかなか無理があります。
しかも、レシートには商品名がざっくりしか書かれていないこともあります。
「雑貨」
「消耗品」
「飲食代」
「その他」
こうなると、もはや暗号です。
未来の自分が、過去の自分から出された謎解きをすることになります。
しかも締切付きです。
普通にしんどいです。
領収書がないと経費にできないことがある
仕事に関係する支払いでも、証拠がなければ説明が難しくなります。
経費にするには、
いつ
どこで
何に
いくら使ったのか
仕事とどう関係しているのか
このあたりを確認できる状態にしておくことが大事です。
もちろん、すべての支払いに完璧な説明文をつける必要はありません。
でも、最低限、領収書やレシート、カード明細、請求書などの証拠は残しておいた方がいいです。
「たしか仕事で使った気がする」
だけだと、あとから整理するときに判断しづらくなります。
経費になる可能性があるものほど、証拠を残しておく。
これは本当に大事です。
副業の人ほど、プライベートと混ざりやすい
副業をしている人は、特にお金の流れが混ざりやすいです。
本業の給料が入る口座。
生活費を払うクレジットカード。
副業の売上が入る口座。
仕事にもプライベートにも使うスマホやパソコン。
このあたりが混ざると、あとから帳簿を作るときにかなり面倒になります。
たとえば、カフェ代ひとつでも、
ただの休憩なのか。
仕事の打ち合わせなのか。
副業作業のために使ったのか。
これを後から判断するのは意外と難しいです。
だからこそ、レシートを残すだけでなく、簡単にメモしておくと楽です。
たとえば、
「〇〇さん打ち合わせ」
「副業作業」
「仕事用備品」
「会計ソフト代」
このくらいで大丈夫です。
きれいな文章で書く必要はありません。
未来の自分が分かればOKです。
レシート整理は完璧じゃなくていい
ここで勘違いしないでほしいのが、最初から完璧に整理しなくていいということです。
月ごとにきれいにファイルする。
勘定科目ごとに分類する。
会計ソフトにすぐ入力する。
証憑番号まで付ける。
もちろん、できたら強いです。
でも、最初からそこまでやろうとすると、たぶん続きません。
そして、続かないと意味がありません。
まずはシンプルで大丈夫です。
仕事に関係しそうなレシートは捨てない。
スマホで写真を撮る。
月ごとに封筒やフォルダへ入れる。
何の支払いか分かりにくいものだけメモする。
このくらいからで十分です。
大事なのは、あとで見返せる状態にすることです。
おすすめは月1回だけ整理すること
領収書やレシート整理は、毎日やろうとすると重いです。
でも、年1回まとめてやると地獄です。
なので、おすすめは月1回です。
月末や月初に、30分だけ時間を取る。
その月の売上を見る。
その月の経費を見る。
レシートやカード明細を確認する。
仕事用の支払いかどうか軽く整理する。
これだけでも、確定申告前の負担はかなり減ります。
年1回の大掃除より、月1回の小掃除。
帳簿も部屋と同じです。
放置すると、いつの間にか魔境になります。
会計ソフトを使っていても確認は必要
freeeやマネーフォワードなどの会計ソフトを使っている人も多いと思います。
会計ソフトは便利です。
銀行口座やクレジットカードを連携すれば、明細を自動で取り込んでくれます。
ただし、自動で取り込まれるからといって、全部が正しく処理されるわけではありません。
何の支払いなのか。
仕事用なのか。
プライベートなのか。
どの科目にすればいいのか。
証拠となる領収書はあるのか。
このあたりは確認が必要です。
会計ソフトはかなり優秀ですが、完全に丸投げできる魔法の箱ではありません。
自動化はできます。
でも、最後に見る人間は必要です。
ここを放置すると、会計ソフトの中に謎の明細がどんどんたまっていきます。
そして確定申告前に、
「これは何だっけ？」
祭りが始まります。
あの祭りは、できれば開催しない方がいいです。
最初にやることは3つだけ
副業やフリーランスの方が、まずやることはシンプルです。
1つ目は、仕事に関係しそうな領収書やレシートを捨てないこと。
2つ目は、何の支払いか分かりにくいものだけメモすること。
3つ目は、月1回だけ見返す時間を作ること。
これだけでもかなり違います。
最初から完璧に帳簿を作ろうとしなくて大丈夫です。
でも、何も残していない状態にしてしまうと、あとから整理するのがかなり大変になります。
まずは、未来の自分が困らない状態を作る。
それが領収書整理の第一歩です。
自分で整理するのが不安な方へ
副業やフリーランスの領収書整理は、慣れていないとかなり面倒に感じると思います。
どれが経費になるのか分からない。
レシートがたまっている。
会計ソフトに入れたけど合っているか不安。
プライベートの支払いと混ざっている。
確定申告前に一度整理したい。
こういう状態であれば、早めに一度整理しておくのがおすすめです。
現役で経理実務をしている立場から、副業・フリーランスの方の帳簿整理や領収書整理をサポートしています。
ぐちゃっとしている状態でも大丈夫です。
むしろ、早めに見せてもらった方が整理しやすいことも多いです。
「何から手をつければいいか分からない」という段階でも問題ありません。
副業やフリーランスの領収書整理、帳簿整理で不安がある方は、お気軽にご相談ください。
