「記録に1時間、シフト作成に半日、家族への連絡文を考えるのに30分——」
介護施設で働く方なら、この時間の重さを実感しているのではないでしょうか。
この記事では、介護現場で「まずAI化すべき3つの業務」を、実務の視点から具体的にお伝えします。
業務①：介護記録の音声入力×AI要約
介護記録は、現場スタッフが最も「負担が大きい」と感じている業務の一つです。
厚生労働省の調査でも、介護職員の約6割が「記録業務に負担を感じている」と回答しています。手書きやPC入力に1件あたり10〜15分かかるケースも珍しくありません。
ここで活用できるのが、音声入力＋AIによる自動要約という組み合わせです。
具体的な流れはこうです：
・スマホの音声入力で、利用者さんの様子をそのまま話す
・AIツール（ChatGPTやClaude等）に「介護記録の形式にまとめて」と指示
・数秒で、施設の記録フォーマットに沿った文章が完成
【事例】私が支援した施設では、この方法で記録時間が1件あたり15分→3分に短縮されました。
ポイントは「AIに丸投げ」ではなく、スタッフが話した内容をAIが整理するだけということ。一次情報は人間が出し、整形だけをAIが担う。だから品質が担保されます。
業務②：シフト表の自動作成
介護施設のシフト作成は、想像以上に複雑です。
夜勤の回数制限、有資格者の配置基準、スタッフの希望休、連勤の上限——。これらを同時に考慮しながら組むシフトは、ベテラン管理者でも半日〜丸1日かかることがあります。
AIを使えば、この条件をすべてインプットした上で、最適なシフト案を数分で提案してもらえます。
たとえば、Excelに条件一覧を整理し、AIに「この条件でシフト表を作成して」と依頼する方法があります。もちろん、最終確認と調整は人間が行います。
私が関わった企業は従業員の関係値が良くなかったり、新人と組ませたくない人がいるので、上記の制限にさらに制限をかけたシフト作成を依頼されたことがあります。
実際のところ、シフト作成に2日間でしたが、導入後３時間程度で運用できているそうです。
大切なのは、AIが100%完璧なシフトを作るのではなく、「たたき台」を一瞬で作ってくれるということ。ゼロから組むのと、修正だけで済むのでは、負担がまったく違います。
業務③：ご家族への連絡文の下書き
利用者のご家族への連絡——日々の様子の報告や、体調変化のお知らせ。
丁寧に書きたいけれど、忙しい業務の合間に文章を考えるのは本当に大変です。特に体調に関する連絡は、言葉選びに神経を使うため、1通に30分以上かかることもあると聞きます。
ここでもAIが力を発揮します。
「今日の利用者Aさんの様子を、ご家族向けに柔らかい文章で報告して」と指示するだけで、礼儀正しく温かみのある文章の下書きが生成されます。
もちろん、最終的な確認・修正は担当スタッフが行います。AIはあくまで「下書き」を作るだけ。でも、ゼロから書くのと比べれば、心理的な負担も時間も大幅に減ります。
この使い方は、介護施設に限らず、お客様対応が多い業種全般に応用できる考え方だと感じています。
まとめ：小さく始めて、大きく変える
この記事のポイントを3つにまとめます。
① 記録業務は音声入力×AI要約で、入力時間を大幅に短縮できる
② シフト作成はAIに「たたき台」を任せることで、管理者の負担を激減させられる
③ 家族連絡はAIの下書きで、丁寧な文章を効率よく作成できる
共通しているのは、「AIに全部任せる」のではなく「人間の判断＋AIの効率」で使うということ。
介護の現場は、人の温かさが何より大切です。だからこそ、事務作業にかかる時間を減らして、利用者さんと向き合う時間を増やす。そのためにAIを使うのが、いちばん理にかなった活用法だと考えています。
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