労働時間の管理方法として、「自己申告制」を採用している企業は少なくありません。特に中小企業では、タイムカードや勤怠システムだけではなく、従業員が自ら残業時間を申請する形で運用しているケースも多く見られます。
一方で、自己申告制は運用方法によって、サービス残業や労務トラブルにつながるリスクもあります。例えば、「残業申請しづらい雰囲気がある」「実際には働いているのに申請していない」「持ち帰り業務が発生している」といった問題は、実務上よく見られるケースです。
また、会社側としても、「本人が申告していないから把握していなかった」という説明だけでは足りず、実際の労働時間を適切に把握することが求められます。厚生労働省のガイドラインでも、自己申告制を採用する場合の注意点が示されています。
そこで本記事では、労働時間の自己申告制とはどのような制度なのか、実務上起こりやすい問題や、中小企業が注意したいポイントについて整理して解説します。
１ 自己申告制で起こりやすい問題
自己申告制では、運用方法によってさまざまな問題が発生する可能性があります。特に多いのが、実際には残業しているにもかかわらず、適切に申告されていないケースです。
例えば、「残業申請しづらい雰囲気がある」「上司に気を遣って申請を控えている」「残業を減らすよう指導されている」といった状況では、実態より少ない時間が申告されることがあります。また、業務終了後のメール返信やチャット対応、自宅への持ち帰り業務などが労働時間として扱われていないケースも見られます。
さらに、会社側が申告内容を十分に確認していない場合には、実際の労働時間と記録に乖離が生じる可能性があります。例えば、PCのログイン・ログオフ時間や入退館記録と比較して大きな差がある場合でも、特に確認を行わず、そのまま処理してしまうケースもあります。
こうした状態が続くと、未払い残業代の問題や、労働基準監督署の調査時の指摘につながる可能性があります。「本人が申告していなかった」という理由だけでは、会社側の責任が否定されるとは限りません。
そのため、自己申告制を採用する場合には、単に申請書を提出させるだけではなく、実際の労働実態を適切に把握し、必要に応じて確認や是正を行う体制を整えることが重要です。
２ 厚生労働省ガイドラインの考え方
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、会社には労働時間を適正に把握する責任があるとされています。これは、自己申告制を採用している場合であっても変わりません。
ガイドラインでは、原則として、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間などの客観的な記録によって労働時間を把握することが望ましいとされています。一方で、業務の性質などにより自己申告制を採用する場合には、適切な運用を行うことが求められています。
例えば、会社は従業員に対して、労働時間を正しく申告するよう十分に説明する必要があります。また、「残業を減らしたいから少なく申告するよう求める」「一定時間以上は申請しづらい雰囲気を作る」といった、申告を抑制する運用は問題となる可能性があります。
さらに、会社側は、自己申告された時間と、入退館記録やパソコン使用記録などの客観的な情報との間に大きな乖離がある場合には、その理由を確認することも必要とされています。単に申告内容をそのまま受け取るだけではなく、実態を把握しようとする姿勢が重要になります。
自己申告制そのものが直ちに違法となるわけではありません。しかし、形式的な運用にとどまり、実際の労働時間を適切に把握できていない場合には、未払い残業代や労務トラブルにつながるリスクがあるため注意が必要です。
３ 実務上の対策
自己申告制を運用する場合には、単に従業員へ申請を任せるだけではなく、実態との乖離を防ぐための仕組みを整えておくことが重要です。特に中小企業では、運用ルールが曖昧なまま慣例的に続いているケースもあるため、一度現在の管理方法を見直しておく必要があります。
まず重要なのは、労働時間の申告ルールを明確にすることです。例えば、「残業は事前申請制とする」「修正が必要な場合の手続を定める」「業務終了後のメール対応等の取扱いを整理する」など、具体的なルールを定めておくことで、現場ごとの判断のばらつきを減らすことができます。
また、管理職への周知・教育も重要です。自己申告制では、現場管理者の運用によって実態が大きく変わる場合があります。「残業申請しづらい雰囲気」を作ってしまうと、実際の労働時間が適切に把握されなくなる可能性があります。そのため、申告抑制につながる発言や運用を行わないよう、管理職にも制度趣旨を理解してもらう必要があります。
さらに、自己申告の内容を客観的記録と照合することも重要です。例えば、パソコンのログイン・ログオフ時間、入退館記録、メール送信履歴などと比較し、大きな乖離がある場合には確認を行う体制を整えておくことで、実態把握につながります。
加えて、テレワークやスマートフォン対応の増加により、「業務時間外の対応」が発生しやすくなっています。業務終了後のチャット返信やメール対応などについて、どこまでを労働時間として扱うのか、自社内で整理しておくことも重要になるでしょう。
自己申告制は、中小企業において実務上活用しやすい方法ではありますが、適切なルール整備と実態確認を行わなければ、労務トラブルにつながる可能性があります。そのため、形式的な運用にとどまらず、実際の働き方に合った管理体制を整備していくことが求められます。
４ まとめ
労働時間の自己申告制は、中小企業を中心に広く採用されている管理方法ですが、適切に運用しなければ、サービス残業や未払い残業代などの労務トラブルにつながる可能性があります。特に、「本人が申告していないから問題ない」という考え方だけでは、会社としての労働時間把握義務を十分に果たしているとはいえない場合があります。
厚生労働省のガイドラインでも、会社には労働時間を適正に把握する責任があるとされており、自己申告制を採用する場合でも、客観的記録との確認や、申告抑制につながる運用を防ぐことが求められています。
また、近年はテレワークやチャットツールの普及により、業務時間外の対応が発生しやすくなっており、従来以上に実態把握の重要性が高まっています。
自己申告制そのものが問題というわけではありませんが、形式的な運用のままでは、後々大きな問題につながる可能性もあります。この機会に、自社の労働時間管理の方法や運用ルールを見直し、実態に合った管理体制を整備していくことが重要といえるでしょう。
