hizyu1215です。
少し間が空いてしまいましたが、今回はExcelの関数についてお話させていただきます。
今でこそ、Excelの基本操作を理解していますが、実は最初の頃はExcelの関数がとっても苦手でした。
初めて行った派遣登録のスキルチェックでも、Excelは散々な結果に…。
担当してくれたコーディネーターの方から、
「もう少し勉強をした方がいいですね。」と言われてしまったのを、今でもはっきりと覚えています。
そんな私が、初心者の頃につまづいたExcelの関数とコツについてご紹介します。
つまづきポイント①IF関数の式がわからない
Excelの関数の中でも、IF関数はつまづきやすいポイントの一つです。
実際の式では
=IF(条件, 真の場合, 偽の場合)となります。
一見シンプルに見えますが、初心者がつまづきやすいのは次の2点です。
・条件に何を入れるのか
・「,(カンマ)」の位置がわからない
特に「条件に何を入れるのか」で迷う方が多いです。
実際に私もここでつまづきました。
「セルに何を指定すればいいの？」「数式をどう書けばいいの？」と混乱してしまいました…。
たとえば、100点満点のテストの点数表を作るとします。
その際に、点数が60点以上なら「合格」、60点未満なら「不合格」と表示したい場合は、以下のような式になります。
=IF(A1>=60,"合格","不合格")
このように入力すると、63点のAさんは合格と表示され、50点のBさんは不合格と表示されるようになります。
実際の点数に応じて自動で判定してくれるのが、IF関数の便利なところです。
つまづきポイント②IF関数のネストがうまくいかない
IF関数の中には、「ネスト」と呼ばれる複数の条件とを組み入れることがあります。
先ほどと同じ、100点満点の点数表を例に出してみましょう。
A1のセルに、「80点以上は優、60点以上は良、それ以外は不可」と表示させる場合は、以下のような式になります。
=IF(A1>=80,"優",IF(A1>=60,"良","不可"))
式は複雑に見えますが、「80点以上は優 → 違ったら60点以上は良 → それ以外は不可」の流れを追うように考えると分かりやすくなります。
今回の場合、85点のAさんは優、63点のBさんは良、50点のCさんは不可と表示されるようになります。
コツは「条件を1つずつ分けて考える」ことです。
まずは2段階の条件から練習してみると、IFネストもスムーズに組み入れることができますよ。
IF関数はシンプルなようで、条件やカンマの位置、そしてネストでつまづく方がとても多いです。
ですが、一度仕組みを理解してしまえば「合格/不合格」「在庫あり/なし」など、日常の事務作業にすぐ活用できます。
小さな例から少しずつ慣れていけば、自然と使えるようになりますよ！
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