ECサイトやネットショップを運営していると、注文データの管理に手間がかかる場面が多いと思います。
楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピング、自社EC、Shopify、BASEなど、販売チャネルが増えるほど、確認する管理画面も増えていきます。
注文が入っているか確認する。
各モールからCSVをダウンロードする。
Excelに貼り付ける。
項目名をそろえる。
発送状況を確認する。
在庫数を見直す。
売上を集計する。
未対応の注文だけを抽出する。
こうした作業を毎日、または毎週のように行っていると、かなり時間が取られます。
特に複数のECモールを運営している場合、注文データの形式がそれぞれ違うことが多いです。
同じ「注文番号」でも、モールによって列名が違う。
日付の形式が違う。
商品コードやSKUの持ち方が違う。
送料や手数料の項目が分かれている。
ステータスの表記が違う。
購入者情報や配送先情報の並びが違う。
そのため、CSVをダウンロードしただけでは、すぐに比較や集計に使えないことがあります。
毎回、人が見ながら列を並び替えたり、不要な列を消したり、手作業で1つの管理表にまとめたりしている場合、その作業は自動化できる可能性があります。
複数ECモールの注文データをまとめるときに大切なのは、まず「形式をそろえること」です。
各モールから出力されるCSVは、項目名や順番が違います。
そのまま1つのExcelに貼り付けても、正しく集計できません。
たとえば、次のような項目を共通化します。
注文日。
注文番号。
モール名。
購入者名。
商品名。
商品コード。
SKU。
数量。
単価。
合計金額。
送料。
支払い状況。
発送状況。
配送方法。
対応ステータス。
こうした項目を共通の形に整えることで、複数モールの注文を1つの一覧として管理しやすくなります。
また、データの整形も重要です。
日付の形式をそろえる。
金額を数値として扱えるようにする。
不要な文字を削除する。
空欄を補正する。
同じ商品の表記ゆれを整理する。
注文ステータスを共通ルールに変換する。
このような処理を毎回手作業で行うのは大変です。
しかし、ルールが決まっていれば、ExcelマクロやPython、GASなどを使って自動化できます。
たとえば、各モールのCSVを指定フォルダに入れるだけで、自動で読み込み、必要な項目だけを取り出して、1つの受注一覧にまとめるような仕組みを作ることができます。
その一覧から、未発送の注文だけを抽出したり、商品別の注文数を集計したり、日別・モール別の売上を確認したりすることも可能です。
受注管理でよくある悩みのひとつが、「今どの注文がどういう状態なのか分かりづらい」という点です。
注文が入っている。
入金確認中。
発送準備中。
発送済み。
キャンセル。
返品対応中。
こうした状態をモールごとに確認していると、対応漏れが起きやすくなります。
特に注文数が増えてくると、管理画面だけで確認するのは負担が大きくなります。
また、複数人で対応している場合は、誰がどこまで確認したのか分かりづらくなることもあります。
受注データを一覧化し、ステータス管理できるようにすると、確認すべき注文が見えやすくなります。
たとえば、
未発送だけを表示する。
発送予定日が近い注文を抽出する。
対応中の注文を一覧化する。
キャンセルや保留を別枠で管理する。
モール別に件数を確認する。
商品別に注文数を見る。
このように整理できると、日々の受注処理がかなりスムーズになります。
注文データをまとめるメリットは、受注処理だけではありません。
売上分析にも活用できます。
モール別の売上。
商品別の販売数。
日別の注文数。
月別の売上推移。
キャンセル率。
発送状況。
在庫不足が起きやすい商品。
こういった情報を見える化できると、店舗運営の判断にも使いやすくなります。
たとえば、同じ商品でも、楽天では売れているけれどAmazonではあまり動いていない。
特定のモールだけキャンセルが多い。
週末に注文が集中している。
特定の商品だけ発送準備に時間がかかっている。
こうした傾向は、注文データを1つにまとめて見ることで気づきやすくなります。
また、在庫管理との連携も重要です。
複数モールで同じ商品を販売している場合、注文情報の反映が遅れると、在庫数のズレや売り越しにつながることがあります。
もちろん、すべてを完全に自動化するには運用設計が必要ですが、まずは注文データをまとめて、商品別の販売数を見えるようにするだけでも、在庫確認の負担は減らせます。
「どの商品がどれだけ売れたのか」
「どのモールで何個注文されたのか」
「在庫数に対して注文数が多い商品はどれか」
こうした情報を確認しやすくすることで、欠品や過剰在庫の予防にもつながります。
自動化の方法は、現在の運用によって変わります。
Excelで管理している場合は、ExcelマクロやVBAでCSV取り込み・整形・集計を自動化できます。
Googleスプレッドシートで共有したい場合は、GASを使ってデータ整理や通知を行うこともできます。
CSVの数が多い場合や、データ量が大きい場合は、Pythonを使ってまとめる方法が向いていることもあります。
複数人で使う管理画面が必要な場合や、ステータス管理・検索・権限管理まで行いたい場合は、Webアプリ化を検討するのもひとつの方法です。
大切なのは、最初から大きなシステムを作ろうとしないことです。
まずは、今一番負担になっている作業を整理するところからで十分です。
各モールのCSVをまとめるだけでもよいです。
未発送一覧を作るだけでもよいです。
商品別の注文数を集計するだけでもよいです。
月次の売上レポートを自動作成するだけでもよいです。
小さく始めて、運用しながら必要な機能を追加していく方が、失敗しにくいです。
複数ECモールの注文管理は、売上が増えるほど重要になります。
最初は手作業でも対応できていた作業が、注文数やモール数が増えると急に大変になります。
確認する画面が増える。
CSVの種類が増える。
Excelファイルが複雑になる。
担当者しか分からない運用になる。
発送漏れや確認漏れが起きやすくなる。
こうした状態になる前に、少しずつ仕組みを整えておくことは大切です。
受注管理の自動化は、単に作業時間を短くするだけではありません。
確認漏れを減らす。
転記ミスを防ぐ。
担当者が変わっても分かりやすくする。
複数人で状況を共有しやすくする。
売上や在庫の判断をしやすくする。
こういった効果も期待できます。
「複数モールの注文CSVをまとめたい」
「受注一覧を自動で作りたい」
「未発送や対応中の注文を見やすくしたい」
「モール別・商品別の売上を集計したい」
「Excelでの注文管理に限界を感じている」
「将来的にはWebアプリで管理したい」
このような段階でも問題ありません。
現在使っているCSVやExcel、受注処理の流れを確認しながら、Excelマクロで対応するのがよいのか、Pythonで自動処理するのがよいのか、GASで共有するのがよいのか、Webアプリ化した方がよいのかを一緒に整理できます。
ECサイトの受注管理、複数モールのCSV集計、在庫管理、発送管理、売上レポート作成、Webアプリ化などでお困りの方は、お気軽にご相談ください。
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