社員アンケートの自由回答、どう整理する？｜人事担当者が見る5つのポイント

社員アンケートや社内アンケートを実施すると、選択式の回答だけでなく、

「会社に対する意見」

「上司や職場への不満」

「働き方についての要望」

など、さまざまな自由回答が集まることがあります。

一方で、回答数が増えるほど、

「全部読むのが大変」

「似た意見がたくさんある」

「結局、何が課題なのか分からない」

という状態にもなりやすいです。

私は会社で人事・採用に携わり、社員から仕事や職場についての相談を受ける機会もありました。

今回はその経験も踏まえて、社員アンケートの自由回答を見るときに意識したい5つのポイントを紹介します。

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1. 同じ内容の意見が繰り返されていないかを見る

まず確認したいのは、似た内容の意見が何度も出ていないかです。

たとえば、

・業務量が多い

・残業が多い

・仕事が一部の人に偏っている

という回答は、表現こそ違っても「業務負荷」という同じテーマにまとめられる場合があります。

自由回答を1件ずつ別々に見ているだけでは、こうした共通点が見えにくくなります。

似た意見をカテゴリごとにまとめることで、どのテーマに回答が集中しているのか把握しやすくなります。

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2. テーマごとに分類する

自由回答は、内容に合わせていくつかのテーマへ分類すると読みやすくなります。

たとえば、

・上司、マネジメント

・人間関係

・業務量

・評価、待遇

・働き方

・職場環境

・制度

・改善要望

などです。

最初から細かく分類しすぎる必要はありません。

まずは大きなテーマに分け、必要に応じて後から細分化すると整理しやすくなります。

「何についての意見が多いのか」を見える状態にすることが第一歩です。

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3. 件数だけでなく具体的なコメントも残す

カテゴリ別の件数は重要ですが、数字だけでは実際の状況が分からないこともあります。

たとえば、

「上司についての回答が20件」

だけでは、具体的にどのような意見が出ているのか分かりません。

同じ「上司」に関する回答でも、

・相談しやすい

・指示が分かりにくい

・評価基準が見えない

・コミュニケーションが少ない

など、内容はさまざまです。

そこで、

カテゴリ別件数＋代表的なコメント

をセットで確認すると、数字と実際の声の両方を把握しやすくなります。

件数だけで結論を出さず、回答者が実際に何を書いているのかも確認することが大切です。

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4. 少数意見だからといって無視しない

アンケートを集計すると、どうしても「最も多かった意見」に目が向きやすくなります。

しかし、件数が少なくても注意して確認した方がよい内容があります。

たとえば、

・強いストレスを感じている

・職場で孤立している

・ハラスメントを疑う内容がある

・安全面について不安を感じている

といった回答です。

回答数が少ない＝重要ではない、とは限りません。

自由回答を見る際には、多数意見だけでなく、内容そのものにも目を向ける必要があります。

個別の内容について専門的・法的な判断が必要な場合は、社内の専門部署や外部の専門家へ確認することも大切です。

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5. 集計して終わりにせず「次に確認すること」を整理する

アンケートは、結果を集計すること自体が目的ではありません。

たとえば、

「業務量への不満が多かった」

という結果が出たとしても、

・特定の部署だけなのか

・特定の時期に集中しているのか

・人員不足なのか

・業務が一部の社員に偏っているのか

によって、考えるべきことは変わります。

そのため結果を見たあとに、

「なぜこの意見が出ているのか」

「追加で確認した方がよいことは何か」

を整理することが重要です。

アンケートは答えそのものではなく、次に何を確認するかを考えるための材料として活用できます。

自由回答は「整理する」だけでも見え方が変わる

大量の自由回答をそのまま読むと、さまざまな意見が混ざって見えてしまいます。

しかし、

・カテゴリ分け

・件数集計

・代表意見の抽出

・全体傾向の整理

を行うだけでも、全体像はかなり把握しやすくなります。

難しい分析を行う前に、まずは大量のコメントを読みやすい状態に整理することが大切です。

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「自由回答が多く、全部読むのが大変」

「似た意見をまとめたい」

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という方向けに、アンケート・口コミ・レビューなどの自由回答を分類・集計・要約するサービスを出品しています。

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・カテゴリ分け

・カテゴリ別の件数集計

・代表的な意見の抽出

・全体傾向の要約

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「このアンケートでも整理できますか？」という段階からでもお気軽にご相談ください。

関連サービスは、記事下部からご覧いただけます。